O Departamento Pessoal (DP) é responsável pelos processos burocráticos e financeiros das relações no trabalho

Enquanto o foco de atuação do Recursos Humanos é a gestão de pessoas, o foco do Departamento Pessoal são os processos administrativos e financeiros que se referem a essas pessoas.

Na gestão empresarial clássica do século XX, o principal fator para competir em seu mercado era o capital físico, ou seja, as fábricas, maquinários e edifícios e processos utilizados para produzir bens e serviços. 

Essa “vantagem competitiva” já ficou no passado. Atualmente, as tecnologias e a centralidade do conhecimento têm enfatizado o papel do capital humano e a sua contribuição para alcançar os objetivos de negócios. 

Será que investir em pessoas realmente beneficia as empresas? Os autores da Mckinsey afirmam que sim:

“A construção de capital humano também compensa para as empresas na forma de ganhos mais consistentes e maior resiliência durante as crises.”

Na pesquisa publicada pela McKinsey Global Institute, as empresas focadas nas pessoas tiveram maior resiliência durante a pandemia, e aumentaram suas receitas duas vezes mais rapidamente quando comparadas com a média das companhias.

Uma coisa é certa: agora, a dinâmica de uma organização gira em torno das pessoas que a compõem, e o que agrega vantagem competitiva são suas habilidades e competências individuais. 

O que é departamento pessoal?

O Departamento Pessoal (DP) é responsável por cuidar dos processos burocráticos e financeiros que envolvem as relações no trabalho e as obrigações trabalhistas de uma empresa e dos profissionais que a compõem. 

Além de cumprir os direitos trabalhistas da CLT – Consolidação das Leis do Trabalho, o DP é responsável por fazer a gestão das atividades administrativas e faz parte da sua rotina lidar com arquivos e documentos dos órgãos trabalhistas, tais quais:

• Guias de encaminhamento para exame médico admissional ou periódico;
• Atualização no Caged – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
• Acordo de compensação e prorrogação de horas extras;
• Cadastro no registro de ponto;
• Recolhimento de atestados médicos;
• Elaboração de contratos admissional e demissional;
• Anotações da CTPS;
• Autorização para descontos não previstos;
• Recibo de férias e 13º salário;
• Documentos para requerimento do seguro-desemprego e auxílio-doença;
• Documentos para o cumprimento da legislação do MTE – Ministério do Trabalho;
• Contracheques de adiantamento e pagamento.

Gerir o capital humano com seriedade e de forma eficaz significa influenciar positivamente o desempenho de toda a organização, fato que contribui tanto em termos de estabilidade como de produtividade.

A importância do departamento pessoal nas empresas

Apesar de fundamental para evitar ações trabalhistas e consequentes prejuízos financeiros nas organizações, as tarefas burocráticas das quais cuidam o DP ainda são muito negligenciadas, principalmente pelas pequenas e médias empresas.

Além do mais, o departamento pessoal é importante para gerir e organizar toda a documentação referente a contratação e gestão dos funcionários, como ausências por faltas, férias, licenças, registro de ponto, remunerações, entre outros.

A apuração desses registros é o que ajuda os líderes a tomar decisões referentes à suas equipes no que diz respeito a desligamentos e promoções.

À medida que uma empresa cresce, surge a necessidade de criar um departamento que trate não só das questões administrativas, mas também dos aspetos relacionados com os recursos humanos.

Diferença entre Departamento Pessoal e Recursos Humanos

Apesar de serem usados como sinônimos na gestão de pessoas, ambos possuem responsabilidades distintas. 

Enquanto o RH desperta diferentes habilidades e potencializa o crescimento profissional dos talentos da empresa, o departamento pessoal lida com as tarefas administrativas.

É comum, inclusive, que algumas empresas terceirizem para escritórios de contabilidade algumas atividades do DP, como folha de pagamento, cálculo de impostos e do INSS e atualização do e-social, ficando sob responsabilidade interna a conferência e organização desses documentos.

Funções da administração de pessoal:

• Folha de pagamento;
• Controle e envio das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas para e-social;
• Formalização de contratos;
• Remuneração, impostos e encargos previdenciário;
• Gestão de licenças, férias, horas extras, licença médica, mobilidade de pessoal;
• Controle de absenteísmo;
• Regime disciplinar.

Funções do Recursos Humanos:

• Descrição de cargos e funções;
• Definição do perfil profissional dos candidatos;
• Recrutamento e seleção de pessoal;
• Treinamento e desenvolvimento de pessoas;
• Plano de carreira;
• Cultura e clima organizacional;
• Gestão de desempenho;
• Processos de onboarding e offboarding;

Investir no capital humano se tornou prioridade para a maioria das empresas e, nesse sentido, os dois departamentos têm em comum: estruturar o desenvolvimento de pessoas e manter equipes produtivas e satisfeitas trabalhando em harmonia para atingir as metas da gestão de pessoas.

Principais atividades que estruturam a rotina do DP

As principais atividades do departamento pessoal são operacionais e estão relacionadas ao cumprimento das exigências legais, controle da jornada laboral, pagamentos de salários, benefícios e impostos, além da gestão de documentos e arquivos.

O responsável pelo DP na empresa tem grande responsabilidade na manutenção da estrutura profissional que compõe a organização e deve estar a frente de uma série de atividades fundamentais para o bom funcionamento da produtividade empresarial e um ambiente de trabalho positivo. Portanto, as principais tarefas do DP são:

Processos de admissão e desligamento 

Desenvolver processos de contratação, transferência, promoção ou desligamento de funcionários é de responsabilidade do departamento pessoal. Portanto, seu papel nos processos legais admissionais envolve: 

• O registro na carteira de trabalho;
• Encaminhamento para exame admissional;
• Atualização do relógio de ponto para registro da jornada;
• Integração no sistema e ambiente de trabalho.

Do mesmo modo, nos trâmites de desligamento, é rotina do DP: 

• Encaminhamento para exame demissional;
• Baixa no sistema da empresa;
• Comunicar com aviso prévio;
• Homologação com o pagamento das verbas rescisórias.

Gestão da folha de pagamento de salários, benefícios e impostos

Uma das principais tarefas do DP e que exige conhecimento profundo da rotina administrativa é referente a folha de pagamento e benefícios de todas as pessoas da empresa, independente do nível hierárquico. 

Atualmente algumas empresas contam com sistemas que tornam eficientes a administração da folha de pagamento e ajudam a evitar descontos indevidos que podem ocorrer no cálculo de banco de horas, adicionais, encargos, pagamento de vale-transporte, vale-refeição e entre outros.

A gestão da folha de pagamento envolve:

• O fechamento da folha;
• O pagamento do salário de cada pessoa na empresa;
• O desconto do Imposto de Renda (DIRF);
• A entrega e gestão dos holerites;
• O pagamento dos encargos previdenciários como o FGTS e INSS.

Gestão da jornada de trabalho e absenteísmo

Outra atividade que estrutura a rotina deste departamento é a gestão da jornada de trabalho com o controle do banco de horas e a frequência das pessoas na empresa. 

A manutenção do banco de horas e o controle do absenteísmo são a base para os cálculos de pagamento de salários e benefícios:

Para empresas que possuem mais de 20 funcionários, é obrigatório a implementação de um relógio de ponto. Vale destacar que o controle deste levantamento é responsabilidade do DP e ajuda a identificar:

• Faltas justificadas ou injustificadas;
• Atrasos;
• Horas extras;
• Adicional noturno.

Importante ressaltar que qualquer inconsistência neste processo pode impactar no cálculo da folha de pagamento e gerar consequências negativas nas relações trabalhistas e na Justiça do Trabalho.

Controle das obrigações legais

As empresas devem observar uma série de leis e direitos que protegem empregados e garantem o efetivo desenvolvimento das relações trabalhistas, como a lei que determina que a empresa deve conceder férias remuneradas ao trabalhador com 12 meses de contrato.

Além da gestão de férias, o DP deve gerenciar os afastamentos, seja por atestado médico, acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais, por exemplo.

A gestão de documentos é outra obrigação que deve ser seguida pelo departamento pessoal para atender a exigência dos agentes de fiscalização do Ministério do Trabalho.

Assim, o DP deve manter organizados todos os arquivos (digitais e físicos) referentes aos documentos e informações de cada pessoa empregada na empresa.

Principais indicadores de DP

Os indicadores no departamento pessoal dizem respeito ao que pode estar impedindo a empresa de alcançar os objetivos estratégicos de negócios. Nesse sentido, as métricas têm como objetivo melhorar a eficiência das pessoas e processos e também de reduzir custos.

Alguns indicadores de DP podem ajudar no planejamento das metas de RH na empresa. São eles:

Acidentes de trabalho

Ao fazer o levantamento do número de afastamentos por acidentes de trabalho, primeiro o DP deve investigar se a ocorrência se deu devido a negligência da empresa ou funcionários, e em seguida direcionar ações de prevenção de acidentes.

Turnover

Segundo levantamento do Caged, dentro do acumulado de 12 meses (julho de 2021 e julho de 2022), foram registrados cerca de 6,5 milhões de pedidos de demissão de empregados com carteira assinada.

O cálculo das taxas de turnover podem ser feitos de acordo com o número de rescisões e a apuração da rotatividade voluntária e involuntária dos funcionários.

Este indicador aponta três métricas importantes na gestão de pessoas. Primeiro, o que os profissionais esperam das empresas. Segundo, quais estratégias devem ser trabalhadas para atrair e reter os melhores talentos e, por último, qual é o perfil ideal do candidato que a empresa busca no processo de recrutamento e seleção de pessoal.

Absenteísmo

O controle do absenteísmo no trabalho é uma das principais atribuições do DP e pode ser definido como o conjunto das ausências dos trabalhadores, sejam elas justificadas por licença médica ou injustificadas com o descumprimento do horário de trabalho.

Um alto índice de faltas justificadas pode indicar como andam as condições de saúde mental e física das pessoas que trabalham na empresa. 

Por outro lado, um alto número de ausências injustificadas podem apontar o baixo engajamento e a falta de motivação dos profissionais no trabalho.

Como funciona a tecnologia no departamento pessoal?

Graças à digitalização, muitas tarefas de gerenciamento de pessoal podem ser simplificadas. Usar softwares para executar algumas dessas tarefas é uma solução cada vez mais buscada pelas empresas. 

Arquivos pessoais digitalizados 

Um arquivo pessoal digitalizado inclui, como em formato físico, os dados pessoais e de contratação dos funcionários. Estas pastas digitalizadas apresentam, no entanto, uma série de vantagens decisivas.

Neste sentido, com um sistema de permissão e geridos de forma centralizada, vários líderes podem tirar suas dúvidas ao mesmo tempo – desde que autorizados – aliviando assim a carga de trabalho. 

Gestão de licenças médicas e horários

No âmbito da gestão da jornada de trabalho e licenças médicas, podem ser geridos alguns processos, tais como: o cálculo das faltas, ausências na empresa, o número de horas extras, licença médica, maternidade, paternidade, pedidos de férias e até mesmo o controle de cronograma para facilitar a flexibilidade e formação contínua. 

Serviços controlados pelo próprio funcionário

Outra possibilidade para aliviar a carga de trabalho é permitir que os funcionários realizem determinadas tarefas administrativas de forma independente, embora auxiliados por algumas ferramentas especialmente projetadas para isso. 

Por exemplo, em algumas empresas é permitido que os funcionários modifiquem seus dados pessoais, cadastrem horários ou planejem e solicitem férias. 

O DP e a gestão de pessoas com base em dados

A tecnologia na gestão de pessoas processa dados automaticamente com base em entradas de informações e históricos dos profissionais. Como consequência, libera tempo para este setor se concentrar em atividades mais estratégicas e lucrativas para o negócio.

Também conhecido como análise de talentos, o people analytics, por exemplo, analisa todos os dados coletados para proporcionar decisões mais estratégicas, ou seja, as decisões relevantes na gestão de pessoas passam a ser tomadas com base em dados lógicos e não em achismos.

Apesar da relativa facilidade em utilizar dados para tomar decisões mais assertivas, a realidade é que menos de 25% das empresas usam people analytics para decidir benefícios, revela pesquisa divulgada no artigo da Think Work.

De acordo com Mathias Wegener, Chief Knowledge Officer da Think Work, para começar a usar os dados na gestão de pessoas as empresas devem:

 “A sugestão é que se comece apenas com a boa e velha planilha e com processos de análise de dados mais simples possíveis, mas que já permitirão à empresa ter novos insights, como por exemplo, sobre quais os dias que tendem a ter maior absenteísmo, quais gestores têm tido um efeito positivo ou negativo sobre o desempenho de sua equipe e quais treinamentos têm representado um maior ganho de produtividade.”

A boa notícia é que estes dados estão disponíveis nas empresas. Os mais simples, por exemplo, são os referentes à rotatividade, o índice de absenteísmo e as horas-extras de cada funcionário. 

Portanto, para usá-los e melhorar a gestão de pessoas, o primeiro passo é começar a fazer o armazenamento correto deles.