O offboarding trata do processo de desligamento e da experiência no último ciclo da jornada de profissionais na empresa

O Offboarding faz parte da experiência do funcionário na empresa, e o ciclo desta jornada deve ser pensado de forma a tornar essa vivência a mais positiva possível.

Quando o tema é demissão, normalmente a preocupação é sobre o que deve ser feito para humanizar o máximo possível este processo para o funcionário.

Nesse contexto, não se discute o impacto sofrido pelas pessoas responsáveis por comunicar o desligamento, que normalmente é o líder ou o departamento de gestão de pessoas. 

No artigo para a Today sobre demissões mal feitas, Rafael Souto – CEO da Produtive – aborda a dor que o líder sente ao desligar o profissional e como este processo pode ser desagradável também para quem demite.

“É preciso colocar o sofrimento de quem demite em pauta.” afirma o autor.

Pensando nisso, neste artigo foi reunido o conceito de offboarding e tudo o que diz respeito ao processo de desligamento do funcionário, considerando todas as partes envolvidas neste processo.

O que é offboarding?

Como o próprio nome sugere, o termo trata do desligamento ou processo de saída de profissionais da empresa e garante uma boa experiência final para ambas as partes.

A demissão pode ser de forma voluntária ou involuntária e ocorrer por diversas razões (justa causa, aposentadoria e renúncia). De qualquer modo, é uma situação delicada que deve ser otimizada e bem direcionada pela empresa.

Assim, o offboarding faz parte do employee experience (EX) e trata do conjunto de experiências e percepções que as pessoas acumulam ao longo de sua jornada laboral na empresa.

Alguns dos objetivos do offboarding na empresa envolvem:

• Evitar saídas traumáticas e minimizar o impacto negativo de um processo de demissão;
• Garantir que o funcionário saia com uma impressão positiva da empresa;
• Proteger a reputação da marca empregadora (employer branding);
• Garantir a transferência de conhecimento e responsabilidades;
• Coletar feedbacks sobre a experiência na empresa;
• Gerar impacto positivo na jornada do funcionário;

Entendendo esses movimentos, é muito comum ver que as organizações dão muita atenção à contratação, mas não à demissão e a todas as pessoas envolvidas nela. 

Assim, a ideia do offboarding vai além de facilitar as coisas para o funcionário que está saindo. Um dos seus principais objetivos é cuidar para que todos saiam fortalecidos dessas mudanças.

Onboarding e offboarding

Ambos os conceitos estão relacionados ao ciclo de vida do empregado de uma organização e são importantes para garantir uma boa experiência do funcionário na empresa. 

O onboarding refere-se ao processo de integração do profissional na empresa. Pode incluir orientações, treinamentos, apresentações sobre a cultura e valores da organização. 

Esta integração tem como objetivo ajudar o novo funcionário a se integrar à equipe e à cultura organizacional.

Por outro lado, o offboarding é o processo que gerencia a saída do funcionário da empresa. Pode incluir a coleta de feedback do funcionário sobre sua experiência na empresa, a transição de responsabilidades, a finalização de documentos legais, entre outros.

Offboarding e employer branding

Employer branding é a estratégia para construção e gestão da imagem da empresa como marca empregadora. O objetivo é criar uma cultura e clima organizacional atraentes e positivos para melhorar a atração e retenção de talentos.

A estratégia de offboarding pode ter um grande impacto sobre o employer branding de uma empresa. 

Ou seja, se conduzido de forma positiva, ajuda a reforçar a reputação como marca empregadora. Contudo, se for mal gerenciada, prejudica a imagem da organização e afeta a sua capacidade de atrair e reter talentos no futuro.

Como funcionam as boas práticas de offboarding?

Pesquisas da Think Work revelam que ‘desenvolver líderes atuais’ e ‘reduzir o turnover’ são um dos desafios mais citados para a área de RH em 2023. Neste cenário, estar atento à segurança psicológica de seus liderados é uma das tendências atuais para a liderança.

Para o bom funcionamento das práticas de offboarding, ouvir o que o profissional tem a dizer é essencial para uma demissão responsável.

Quando a pessoa contratada começa a cumprir com o aviso prévio, seja por demissão sem justa causa ou porque pediu desligamento, o RH ou a liderança deve se dispor a algumas boas práticas de desligamento para fechar o ciclo:

• Estar preparado para a conversa na hora da comunicação do desligamento;
• Ser transparente e gentil ao apontar as razões da demissão, mesmo que o motivo seja delicado;
• Manter a escuta ativa sem pré-julgamentos ao invés de estar preocupado em falar e buscar justificativas;
• Indicar quais serão os próximos passos e acompanhar o processo de desligamento;
• Estar atento ao emocional do funcionário no ato da demissão e se colocar à disposição mesmo após a demissão.

Quais são os benefícios do offboarding?

O offboarding é parte importante do ciclo de vida do funcionário e um processo bem estruturado pode trazer benefícios tanto para a empresa, quanto para a pessoa que se desliga dela. 

No ciclo da jornada das pessoas na organização, o processo do offboarding deve ser pensado de forma a tornar essa experiência a mais positiva possível.

Para o funcionário

Feedback

Este processo pode incluir feedback construtivo, o que permite ao funcionário entender quais são suas fortalezas e oportunidades de desenvolvimento e usar essas informações na seguinte recolocação profissional.

Contribui na transição para a próxima fase na carreira

Permite que o funcionário se prepare para a transição para uma nova empresa ou para novas oportunidades de carreira, fornecendo as informações necessárias para um recomeço bem-sucedido.

Preserva relações positivas

Pode ajudar a preservar relacionamentos importantes que o funcionário construiu durante o período em que esteve na empresa.

Portanto, esta é a oportunidade para preservar relações positivas com colegas de trabalho e líderes, o que pode ajudar em futuras recomendações e networking. 

Para a empresa

Percepção sobre os desafios da empresa

Esta prática também é importante porque a entrevista de desligamento aparece como uma oportunidade para que o funcionário diga o que ele pensa e dê sugestões sobre a empresa e seu tempo de trabalho nela. 

Isso permite aos gestores aprender e melhorar sua cultura, políticas e práticas de trabalho.

Preservar a reputação da empresa

Ao oferecer uma saída humanizada, a empresa pode preservar sua reputação. Isso é especialmente importante se o profissional que está saindo tem uma posição de destaque na empresa ou influência em sua rede de contatos.

Suporte e transferência de conhecimento

Um dos problemas do turnover é que quando o profissional sai, há uma perda de conhecimento e habilidades na equipe. 

Um processo de offboarding bem estruturado pode ajudar a reduzir esse impacto e garantir que a equipe tenha acesso a informações e recursos importantes para continuar desempenhando suas funções.

Melhoria do clima organizacional

O desligamento pode ser um momento difícil tanto para a pessoa que está saindo quanto para a equipe que permanece. No entanto, uma saída humanizada pode ajudar a melhorar o clima organizacional sem afetar o engajamento das pessoas que ficam.

Cumprimento das obrigações legais e regulatórias

Este processo é também importante para garantir que a empresa cumpra com as obrigações legais e regulatórias relacionadas à rescisão, como verbas rescisórias e direitos trabalhistas.

Como implantar o processo de offboarding na empresa

A evolução no mercado de trabalho está entre as cinco macrotendências publicadas em um recente artigo da McKinsey. Com o aumento do número de pedidos de demissão voluntária e o quiet quitting, as empresas estão ajustando suas estratégias para atrair e reter esses novos talentos.

O estudo mostra ainda que 57% dos brasileiros que trabalham em grandes empresas estão dispostos a sair do trabalho atual sem ter um segundo emprego em vista. 

Portanto, ter um processo para gerenciar a última etapa da jornada na companhia é essencial para garantir que o funcionário que está saindo preserve a marca empregadora e a atração de talentos.

Política de offboarding

A empresa deve estabelecer uma política de offboarding que descreva os procedimentos e etapas necessárias deste processo. 

Este documento deve informar:

• Quem é a pessoa ou departamento responsável por cuidar do processo de demissão;
• Qual é o período e como será feita a transferência das responsabilidades;
• Planejamento das orientações sobre benefícios e verbas rescisórias, entre outras informações.

Documentação e encerramento de responsabilidades

O funcionário deve concluir todas as responsabilidades e tarefas pendentes, documentar suas atividades e transferir seus projetos e responsabilidades para outros membros da equipe. Tais como:

• Responsabilidade do cargo e função;
• Situações das atividades em desenvolvimento;
• Acesso aos logins de sistemas e documentos da empresa.

Informe o plano de desligamento

A pessoa que está passando pelo processo de desligamento deve ser orientada sobre as políticas e procedimentos relacionados à saída da instituição. 

• Como devolver equipamentos, EPI’s e materiais da empresa;
• Orientações sobre o recebimento das verbas rescisórias e entrega da documentação;
• Orientação sobre o exame demissional;
• Informações necessárias para o encerramento do contrato de trabalho.

Ofereça empatia e respeito

Considerando que a demissão é um processo delicado e que pode afetar as emoções de uma pessoa, é fundamental ter empatia e cuidado com as palavras no momento da comunicação da demissão. 

Entrevista de desligamento

Este é o momento do RH realizar a entrevista de saída, onde o profissional pode fornecer feedbacks sobre sua experiência na empresa e também sugerir possíveis melhorias.

• Formule questões que permita o diálogo aberto;
• Faça perguntas específicas sobre o departamento, equipes e liderança;
• Peça para falar sobre pontos positivos da organização e, sobretudo, os que podem ser melhorados.

Encerramento do contrato

O departamento responsável cuida para que todos os aspectos do contrato de trabalho sejam respeitados e os valores das verbas rescisórias sejam pagos. 

É nesta etapa final que se faz os agradecimentos e se deseja sucesso para a nova jornada do profissional. Assim, a experiência que as pessoas da organização têm ao longo de suas jornadas terminam após essa etapa.

Quais são os maiores desafios do offboarding?

Lidar com offboarding não é uma tarefa fácil para se trabalhar. Trata-se de uma atividade que exige as habilidades de inteligência emocional dos profissionais de RH e dos gestores de equipes.

Além dessa soft skill importante, outro fator que se torna um desafio diz respeito ao investimento tecnológico para soluções estratégicas na gestão de pessoas.

• Subjetividade 

A empresa pode estruturar o processo perfeito de desligamento, porém, quando se trata de oferecer experiência positiva, um dos maiores desafios do offboarding é a subjetividade de como cada pessoa trata suas emoções e sentimentos.

• Automatização

Outro desafio do offboarding pode ser a falta de automatização de processos. Com esta etapa automatizada, veja como pode funcionar toda vez que um funcionário sair da organização:

• Todas as pessoas envolvidas serão automaticamente informadas e saberão quais ações são exigidas de cada uma delas;
• Todo o processo pode ser supervisionado para garantir que nada falte e que tudo seja concluído a tempo;
• O mesmo protocolo será repetido toda vez que um funcionário sair da empresa.
• Análise de dados

Com a ferramenta de people analytics é possível padronizar as métricas de rotatividade e estabelecer padrões de governança. Essas métricas podem ajudar: 

• Entender porque as pessoas deixam a organização;
• Conduzir a entrevista de desligamento;
• Na condução do processo de offboarding, é uma ótima maneira de reunir dados para calcular as métricas de saída.

Na análise de dados, é possível compreender os impactos das ações de offboarding, melhorar os processos internos e ajudar a empresa nas tomadas de decisões mais eficazes e justas. 

A função do RH e dos líderes no offboarding

Nenhuma demissão é fácil, seja para o funcionário ou para o líder de gestão de pessoas. Porém, pode ser ainda pior quando falta empatia por parte de quem comunica a demissão.

A maioria das pessoas colocam a carreira profissional no centro da vida, e uma demissão mal estruturada pode gerar o sentimento de rejeição e afetar a saúde física e a saúde mental desses profissionais.

Poucas empresas se preocupam em preparar líderes para o desligamento. Em contrapartida, não economizam esforços para melhorar a imagem da empresa e os processos de recrutamento e seleção de novos funcionários. 

O offboarding deve ter aspectos mais humanizados.

“Falar de uma demissão mais humanizada e do ciclo de saída é um dos grandes temas de 2022, porque as empresas se deram conta que a forma como o funcionário é demitido ou deixa a companhia é importante para a reputação. Se a experiência for ruim, ele se torna detrator da marca e isso afasta a atração de talentos”. Alerta Rafael Souto.

O fato é que as demissões têm um impacto de longo prazo na vida das pessoas. De acordo com uma pesquisa indicada no artigo da Harvard Business Review, ser demitido ocupa o sétimo lugar entre as experiências de vida mais estressantes. 

Especialistas informam ainda que a pessoa pode levar em média dois anos para se recuperar do trauma psicológico de perder o emprego.

Por este motivo é fundamental que as empresas capacitem as lideranças e o RH para melhorar a experiência em um dos momentos mais difíceis, tanto para a carreira do profissional quanto para os líderes.