People analytics é uma metodologia de coleta e análise de dados para auxiliar as tomadas de decisões do RH

A adoção da metodologia do people analytics vem se mostrando como um dos principais desafios para os profissionais de recursos humanos.

Quando se trata de inovação na área de pessoas, em entrevista exclusiva à Think Work, o professor da Universidade de Nova York e presidente da The Outthinker Strategy Network, Claudio Garcia, afirmou: “Não existe inovação sem dados”.

A verdade é que, apesar da necessidade da inovação nos modelos de gestão, na pesquisa “Como o RH usa dados e tecnologia”, realizada pela Think Work em parceria com a consultoria Falconi, 67% dos participantes disseram que “as decisões de gestão de pessoas da empresa são nada ou pouco orientadas a dados”. Apenas 3% das companhias se consideram totalmente guiadas por indicadores.

Pensando nisso, este artigo foi produzido para mostrar a importância desta metodologia na área de recursos humanos e para mostrar como usar o people analytics para ganhar agilidade nas decisões.

O que é people analytics

People analytics é uma metodologia de coleta e análise de dados usada pela área de recursos humanos com o objetivo de auxiliar nas tomadas de decisões em assuntos relacionados à gestão de pessoas.

Apesar de ainda ser pouco usada no Brasil, essa técnica de análise é importante não apenas para decisões de negócios, mas também na gestão estratégica de talentos para melhorar a produtividade, engajamento, retenção de funcionários ou metodologias ágeis de trabalho. 

Esta abordagem permite também conhecer melhor a organização e as pessoas que dela fazem parte, para assim tomar decisões orientadas em dados, e não na intuição. 

Quais parâmetros são medidos? 

Segundo o estudo da Think Work e Falconi, a cada dez empresas, sete medem os índices de turnover. De acordo com este levantamento, os indicadores mais usados na metodologia people analytics são: 

• Turnover;
• Clima organizacional e satisfação dos funcionários; 
• Banco de Horas;
• Orçamento do RH;
• Custos do funcionário;
• Cotas de aprendizes e PCDs;
• Tempo médio dos processos de recrutamento e seleção;
• Absenteísmo;
• Parâmetros de avaliações de desempenho;
• Horas de treinamento e desenvolvimento.

Como funciona o people analytics?

Para obter os dados e fazer a sua gestão em um software específico, é necessário saber o que, onde e como procurá-los, algo para o qual são utilizados os chamados KPIs ou indicadores-chave.

Os principais KPIs em people analytics:

Taxa de rotatividade: quanto tempo os funcionários costumam permanecer trabalhando na empresa? Este dado é essencial para poder prever quando o profissional pode pedir desligamento e traçar estratégias para reduzir as taxas de turnover. 

Absenteísmo no trabalho: motivo de licença médica, licença-maternidade e paternidade, motivos pessoais ou faltas injustificadas. Seja como for, é importante estimar com que frequência isso pode acontecer, para analisar se existe ou não relação com as condições de trabalho. 

Controle de horário: sem dúvida, a entrada e saída de funcionários do local de trabalho pode se tornar uma fonte de problemas. Entradas atrasadas, horas extras ou saídas antecipadas podem acabar sendo um problema que afeta negativamente a produtividade, podendo até ter consequências legais.

Quais as aplicações no RH?

Ao focar no passado, esse tipo de “análise” permite que a organização obtenha respostas sobre por que e como algo aconteceu (se aconteceu bem ou mal). 

Por outro lado, se o foco for no presente, é possível saber o que está acontecendo agora e estabelecer sistemas de alerta. Finalmente, se o foco dessas análises for no futuro, é possível identificar ou prever o que pode acontecer se determinadas decisões forem tomadas.

Assim, as diferentes aplicações de PA podem ser utilizadas de acordo com o problema que se busca resolver:

Análise Descritiva

É o modelo básico, onde dados passados e atuais ​​são analisados ​​para extrair informações úteis. Nesta análise de dados, o RH questiona “o que aconteceu” para analisar o que precisa ser melhorado.

Análise Diagnóstica

Nesta análise são investigadas as causas que podem ter levado a eventuais erros ou acertos. O RH analisa “porque aconteceu” a fim de identificar as causas de determinadas situações no ambiente de trabalho.

Análise Preditiva

Este modelo, por outro lado, é usado como uma análise de previsão de prazo futuro. Ou seja, calcula “o que pode acontecer” e estabelece perspectivas futuras e trata de diferentes cenários que ainda não ocorreram para especificar as necessidades da empresa.

Análise Prescritiva

Este tipo de análise estabelece um plano baseado em projeções futuras e na perspectiva do passado. Os dados são analisados levando em consideração o efeito ou impacto dos projetos futuros. Ou seja, os riscos são mapeados para prever “o que pode acontecer se determinado caminho for escolhido”. 

Como o people analytics transforma a gestão de pessoas?

A Deloitte entrevistou 10 mil líderes empresariais e de RH de 105 países para moldar as “Tendências Globais de Capital Humano 2023”. De acordo com este relatório, apenas 19% das organizações disseram que estão prontas para lidar com dados. 

Três das tendências deste relatório apontam a necessidade das companhias e profissionais pensarem como pesquisadores para explorar os avanços da tecnologia e o futuro do trabalho. 

Diante disso, as ferramentas de people analytics na gestão de pessoas ajudam os profissionais de RH a superarem os seguintes desafios:

• Possibilidade de medir o sucesso de cada iniciativa;
• Treinamento sob medida para cada profissional;
• Avaliação da satisfação no trabalho;
• Melhor gestão das equipes;
• Mais recursos para as estratégias; 
• Evita a perda de talentos;
• Redução de custos de absenteísmo e rotatividade; 
• Melhoria nos processos de seleção de pessoal;
• Ampla visão de atuação profissional;
• Otimização da produtividade.

Quais os benefícios do people analytics para a empresa?

Ao construir um local de trabalho orientado a dados, um artigo da Harvard Business Review é categórico ao afirmar que “embora os algoritmos possam ajudar a interpretar números passados ​​e identificar padrões, a análise de pessoas ainda é um campo centrado no ser humano.”

Ainda sobre a pesquisa da Think Work e Falconi, para 36% das empresas que adotaram esta metodologia o principal benefício percebido é a melhoria nas tomadas de decisões. Acompanhe os principais benefícios do people analytics:

• A longo prazo, melhora os índices de produtividade e a eficiência dos processos, o que contribui para a redução de tempo e custos.

• Antecipa situações futuras, abrindo a possibilidade de melhorá-las com ações preventivas, uma vez que permite a tomada de decisões com base nos insights estatísticos de dados. 

• Reduz o tempo gasto manualmente coletando e analisando dados ao simplificar e sistematizar as informações, gerando espaços para o desenvolvimento de outras atividades. 

• Melhora o desempenho dos trabalhadores, pois permite eliminar tarefas ou processos lentos e desnecessários. 

• Humaniza as decisões, a satisfação dos profissionais, reforça o bem-estar e a saúde no trabalho, o que resulta na retenção e comprometimento dos talentos. 

• Melhora o clima organizacional e torna a gestão de pessoas mais objetiva.

• Otimiza os processos de recrutamento, seleção e treinamento ao dar a possibilidade de conhecer os problemas que podem surgir e, então, resolvê-los. O que pode fortalecer a imagem da marca empregadora.

Como implementar o people analytics

Ao dar o salto e começar a tirar proveito da análise de dados no departamento de recursos humanos, há uma série de etapas essenciais que determinarão o sucesso da estratégia de people analytics. São elas:

Faça as perguntas certas e defina os principais indicadores

O primeiro passo é saber quais tipos de informações se busca coletar. Isso ajudará a estabelecer que tipo de dados serão coletados e as métricas que serão definidas. 

Por exemplo, o objetivo da empresa pode ser melhorar as políticas de diversidade e inclusão, reduzir a rotatividade ou aumentar a satisfação e o senso de engajamento dos funcionários. 

Ética e respeito à privacidade

As pessoas estão cada vez mais conscientes da importância de respeitar os dados pessoais. Além disso, a aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) – que existe para proteger a privacidade dos indivíduos – está se tornando cada vez mais rígida. 

Portanto, o segundo passo é criar uma estrutura que garanta que os dados dos funcionários sejam usados ​​de forma responsável e em conformidade com os regulamentos. 

Integre todas as fontes de dados em um só lugar

As tecnologias de análise permitem trabalhar com múltiplas fontes de dados em um mesmo espaço, o que facilita o estudo das informações e melhora a tomada de decisão. 

Esta etapa é fundamental para organizar as informações que serão objeto de análise em banco de dados. Para isso, será necessário avaliar as opções em softwares disponíveis no mercado ou, ainda, a possibilidade de desenvolver ferramentas internamente.

Estenda a cultura de decisões baseadas em dados para toda a organização

O verdadeiro poder dos dados reside não apenas em poder usar informações anteriormente indisponíveis, mas também em romper fronteiras departamentais e impedir que as informações fiquem isoladas em departamentos ou setores.

Construa uma estratégia ancorada em dados

Crie uma estratégia e acompanhe as alterações dos dados extraídos. Através dos resultados das análises, é possível encontrar as variáveis ​​que devem ser coletadas e armazenadas em cada caso. 

Portanto, ter KPIs claros de análise de pessoas garante que o impacto seja medido com frequência e transparência.

People analytics e o RH estratégico

Aos poucos a inovação vai conquistando espaço nas empresas brasileiras. Inovações como inteligência artificial, gamificação e Big Data estão transformando a gestão de pessoas e, com isso, o RH estratégico torna-se um diferencial competitivo nas corporações.

Apesar disso, para Matthias Wegener, head de pesquisas e benchmarking da Think Work, “o uso de dados pelo RH ainda está engatinhando no Brasil”.

“Nós fizemos um levantamento sobre os principais desafios do RH para 2023 e 21% das empresas sinalizaram o people analytics como um deles, deixando este tema na 3ª colocação entre todos os desafios”.  afirma o head de pesquisas.

Ainda sobre a pesquisa da Think Work e Falconi, “Como o RH usa os dados e tecnologia”, 17% das empresas guiam suas decisões com base na intuição. Portanto, o que este estudo concluiu é que a barreira para a adoção do people analytics é a falta de conhecimento e de uma cultura organizacional orientada a dados.