A metodologia ágil é uma abordagem de gestão de projetos e equipes que se caracterizam pela flexibilidade, adaptação e contínua entrega de valor

A metodologia ágil começou como um método voltado para o setor de desenvolvimento de software no início do século XXI e hoje tornou- se um recurso necessário em qualquer área da empresa – e a área de Recursos Humanos não é exceção.

A pandemia mudou os modelos de negócios e trabalho nas empresas. Assim, no ambiente de negócios em constante mudança, os líderes de RH podem encontrar nas abordagens de gerenciamento de projetos do mundo da TI, a chave para se adaptar a esta nova normalidade.

De acordo com um relatório da Gartner, no pós pandemia, 8 entre 10 líderes de RH não têm uma estratégia ágil para a gestão de pessoas ou não sabem como implementá-la dentro da companhia.

Estes dados revelam que esses profissionais caminham nos estágios iniciais de sua jornada ágil de RH e, portanto, ainda estão buscando por onde começar e como implementar o ágil em suas funções.

O que é metodologia ágil?

A metodologia ágil é um conjunto de técnicas aplicadas em ciclos curtos de trabalho, com o objetivo de tornar o processo de entrega de projetos mais eficiente. 

Este método foi criado em 2001 por um grupo de desenvolvedores de software através da publicação do “Manifesto Ágil”, que estabeleceu os princípios e valores que devem nortear as metodologias ágeis. 

Com essa estratégia é possível dividir as tarefas, definir entregas no curto prazo e agir com mais agilidade. Para a área de Recursos Humanos, implica: 

• Ser ágil na hora de se adaptar às mudanças, como as vividas com a adoção repentina do home office;
• Um processo de melhoria contínua onde os erros são assumidos como algo natural e onde se pode aprender para agregar valor à empresa;
• Colaborar de perto com o cliente;
• Dar protagonismo às pessoas, à colaboração e às interações entre os funcionários em relação aos processos organizacionais.

A definição da abordagem ágil

A abordagem ágil é uma forma colaborativa de trabalhar que impulsiona a eficiência por meio da adaptação às mudanças e da flexibilidade. 

Assim, este conceito aparece como uma função estratégica para atender à demanda atual dos talentos de uma organização.

 “Nossas necessidades atuais de talento estão evoluindo tão rapidamente quanto o ambiente de negócios em que trabalhamos.” Afirma Denise Nichols, chefe global de aquisição de talentos, Marsh & McLennan.

Na prática, os princípios ágeis estabelecem às equipes mais flexibilidade para a tomada de decisões sobre a melhor forma de trabalhar para atingir seus objetivos – fator importante no atual ambiente de negócios em rápida evolução. 

Para que serve a metodologia ágil?

Segundo dados de pesquisa do 15º Relatório do Status do Ágil publicado em 2021, além das áreas de desenvolvimento de software e TI, as áreas operacionais e de Recursos Humanos também evoluíram na adoção das metodologias ágeis.

As metodologias ágeis servem para:

• Trazer mais eficiência na gestão de projetos;
• Identificar e solucionar problemas de maneira mais rápida e efetiva;
• Promover a colaboração e comunicação constantes entre equipes;
• Promover flexibilidade e agilidade na hora de se adaptar às mudanças;
• Melhorar a satisfação e o bem-estar dos funcionários ao promover um ambiente de trabalho colaborativo;
• Impactar de forma positiva na retenção de talentos e na produtividade;
• Fomentar a motivação e o compromisso dos trabalhadores ao envolver todos nas tomadas de decisões e nos processos de trabalho.

Vantagens

São muitas as vantagens proporcionadas pela metodologia ágil dentro dos processos de uma organização, podendo citar:

• Os projetos são mais transparentes graças às metodologias ágeis, assim, aumenta a produtividade da equipe;
• A sua utilização permite identificar rapidamente quais são as tarefas mais relevantes em cada momento, portanto, ajuda a empresa a atingir os objetivos de forma mais eficaz e imediata;
• Ajuda a liderança a tomar decisões mais acertadas uma vez que todos estão mais conscientes sobre os objetivos da organização;
• Facilita a identificação de erros;
• Deixa a equipe preparada e adaptável a mudanças;
• Melhora a satisfação dos clientes ao priorizar os problemas que precisam ser resolvidos;
• Permite flexibilidade ao definir funções prioritárias e estabelecer objetivos.

Desvantagens

As metodologias ágeis apresentam muitas vantagens, mas também algumas desvantagens. As principais são:

• Devido às constantes mudanças que podem ocorrer ao longo do desenvolvimento de um projeto, no início dele, é difícil determinar com precisão a quantidade de tempo e recursos financeiros que serão necessários para concluí-lo;

• A equipe precisa ter uma base sólida de conhecimento e habilidades;

• A falta de atenção à documentação do processo pode dificultar o acesso de novos membros da equipe;

• Existe o risco de que a falta de limites do projeto leve a uma falta de controle no que diz respeito a tempo e recursos.

Metodologia tradicional x metodologia ágil

A abordagem tradicional de gerenciamento de projetos coloca uma forte ênfase em processos lineares, documentação, planejamento antecipado e priorização. 

Ainda de acordo com este método, o tempo e o orçamento são fixos e para cada etapa existem ferramentas e técnicas previamente definidas que devem ser seguidas à risca.

Por outro lado, a metodologia ágil é uma abordagem usada para o desenvolvimento do trabalho em equipe, colaboração, atribuição de tarefas e flexibilidade para responder às mudanças o mais rápido possível.

O relatório “Desmistificando o RH Ágil” da consultoria Gartner, mostra que o RH ágil está ganhando reconhecimento ao ajudar as organizações a se manterem alinhadas com as demandas atuais dos talentos. 

Uma pesquisa recente desta consultoria, apontou que 63% dos líderes de RH relataram o uso de princípios ágeis em alguma operação dentro de suas funções.

Principais metodologias ágeis

Praticamente todas as metodologias e ferramentas ágeis já chegaram à área de recursos humanos, destacando-se as seguintes como as mais utilizadas:

Scrum

Jeff Sutherland, o pai do Scrum, é um profissional multidisciplinar que esteve envolvido em engenharia de software, bem como com aviões de combate. 

No seu livro, “A Arte de Fazer o Dobro do Trabalho na Metade do Tempo”, o autor afirma que os resultados do Scrum são equipes que melhoram consideravelmente a sua produtividade.

Scrum é uma metodologia ágil baseada no trabalho em equipe e na entrega contínua de valor. No entanto, também pode ser aplicada à gestão de pessoas. 

Isso envolve dividir as atividades em pequenas unidades chamadas sprints, que são feitas de forma iterativa para concluir tarefas e atingir metas claras e mensuráveis, realizando reuniões regulares para revisar o progresso e fazer ajustes.

Kanban

Kanban é uma metodologia que se baseia na visualização do fluxo de trabalho e no gerenciamento de tarefas em andamento. 

Na gestão de pessoas, as equipes empregam o quadro Kanban como ferramenta de suporte para visualizar e gerenciar o trabalho ‘em andamento’ e adaptar seu processo com base nas necessidades de mudança.

Desta forma, garante que todos os membros da equipe estejam alinhados quanto aos objetivos e prazos.

Lean

Um outro método ágil é o Lean, criado pela Toyota e aplicado no desenvolvimento de software. Este processo foca na eliminação de desperdícios e na maximização do valor entregue ao cliente. 

O Lean pode ser adotado no RH para identificar processos desnecessários e eliminar atividades que não agregam valor, aumentando a sua eficiência e produtividade.

9 Box

9 box é uma metodologia ágil de avaliação de desempenho baseado em grade, utilizado para avaliar os níveis de produtividade e potencial de crescimento dos funcionários.

É considerada uma abordagem eficiente para auxiliar o departamento de RH não apenas a entender o tipo de talento que a organização possui, mas também para identificar funcionários de alto potencial.

Além de ser utilizada para gestão de talentos, é frequentemente aplicada em estratégias de Treinamento e Desenvolvimento e Planos de Desenvolvimento Individual (PDI).

Nexus

Por outro lado, o Nexus é uma metodologia complementar que contribui para a implementação do Scrum. 

Por meio do Nexus, é possível entrelaçar vários times Scrum que trabalham de forma colaborativa em um único projeto. 

Vale ressaltar que, uma vez que a equipe domina as metodologias ágeis e entende sua correta aplicação, não precisa se limitar a apenas uma delas. 

RH ágil

RH ágil é o nome mais popular para aa gilidade no mundo dos recursos humanos. É, portanto, uma abordagem de gestão de pessoas que se baseia nos princípios e valores das metodologias ágeis. Isso envolve:

• Uso de equipe multifuncionais;
• Satisfação e experiência positiva do funcionário;
• Entrega contínua de valor;
• Flexibilidade para se adaptar às mudanças;
• Definição de metas claras e mensuráveis;
• Revisões periódicas para alinhar as equipes aos objetivos do negócio.

Neste contexto, a agilidade se concentra no gerenciamento estratégico relacionado às pessoas, em vez de seguir processos burocráticos e rígidos que já não atendem à atual demanda dos talentos.

Isso pode exigir, na maioria das vezes, uma mudança na cultura organizacional e na forma como este departamento trabalha.

Como implementar a metodologia ágil?

Os métodos ágeis surgiram como resposta às metodologias tradicionais de planejamento que se caracterizavam pela rigidez e linearidade dos processos. 

Além de ser uma vantagem competitiva, essa metodologia ágil nos recursos humanos ajuda nos processos de:

• Recrutamento e seleção;
• Redução das taxas de absenteísmo e  turnover;
• Implementação das estratégias de employer branding e endomarketing;
• Atração e retenção de talentos.

E também na incorporação das principais tendências de RH, como:

• People Analytics;
• Employee experience;
• Avaliação de desempenho.

No pós-pandemia da COVID-19, cada vez mais organizações buscam criar, planejar e executar estratégias em alta velocidade para responder às mudanças. Assim, para implementar metodologias ágeis no desenvolvimento de pessoas, é preciso considerar aspectos como:

Entender os princípios e valores das metodologias ágeis

Primeiro é importante entender os princípios e valores que norteiam as metodologias ágeis, como: priorizar a satisfação do cliente, entrega contínua de valor e flexibilidade para se adaptar às mudanças.

Ou seja, antes de mais nada, é preciso conhecer a filosofia ágil, independente da metodologia que se pretende utilizar. 

Identifique os processos e atividades que podem se beneficiar da agilidade

Por se tratar de uma área burocrática, nem todos os processos e atividades do departamento de recursos humanos podem ser realizados de forma ágil. 

Portanto, identifique antes aqueles que podem se beneficiar da maior flexibilidade e adaptação oferecidas pelas metodologias ágeis. 

Estabeleça metas claras

As metodologias ágeis são baseadas na entrega contínua de valor, por isso é importante estabelecer objetivos claros para cada projeto ou atividade. 

Oferte treinamento para as equipes

Os líderes e gestores precisam garantir que todos os membros da equipe entendam as metodologias ágeis e estejam comprometidos em trabalhar com ela.

Para isso, desenvolva treinamentos ou workshops para familiarizar os funcionários com essas práticas. Este pode ser o primeiro passo para a implantação desta metodologia na gestão dos departamentos para posteriormente expandi-la para toda a organização.

Aplique ferramentas ágeis 

Depois de conhecer os diversos métodos para trabalhar modelos de gestão ágil, ferramentas como o Trello para o quadro Kanban ou o Asana para o método Scrum, podem trazer mais eficiência e agilidade na hora de realizar projetos. 

Faça avaliações e melhorias contínuas

Uma vez implementadas as metodologias ágeis, é importante avaliar periodicamente a sua eficácia e buscar maneiras de melhorar continuamente.

Um novo estilo de liderança

Uma matéria publicada pela Think Work mostra que a desconexão das lideranças com o RH é uma barreira para o investimento financeiro relacionado à melhorias desta área. 

“Os CEOs precisam olhar para o seu RH como um líder de negócios que está conduzindo seu crescimento e reinvenção. E precisam capacitá-los para cumprir esse mandato.”

Julie Sweet, CEO da Accenture.

Mesmo que 89% dos CEOs participantes da pesquisa da Accenture considerem que as metodologias ágeis (dados e tecnologias) no RH têm o papel importante no crescimento de uma organização, apenas 45% deles admitem criar as condições que permitem que o departamento de RH lidere o crescimento dos negócios. 

Portanto, com esta nova era do trabalho e mudança de cultura, este fato mostra que por mais que os líderes de RH possam adaptar suas estratégias para se alinhar às necessidades de negócios, ainda falta apoio para transformar a área de pessoas e criar novas e melhores experiências de trabalho.