O que é home office e como implementar na sua empresa 

O modelo de home office, também chamado de trabalho remoto, trabalho à distância ou teletrabalho, explodiu em 2020 e deve continuar em alta

O home office é um modelo de trabalho no qual os profissionais podem trabalhar em sua casa, desde que tenham acesso a um computador e conexão com a internet. 

Por muitos anos, esse modelo foi o grande fantasma das empresas com culturas mais tradicionais e conservadoras. Hoje, o trabalho remoto é tendência no mundo.

No Brasil, o trabalho remoto é permitido desde 2017 pela Lei Nº 13.467, mas, assim como em todo o planeta, ele se tornou mais intenso em 2020, por conta da pandemia da covid-19. Hoje, de acordo com dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), cerca de 4 milhões de profissionais já adotaram o home office.

A realidade é que, passados mais de dois anos desde o início da pandemia, essa mudança se consolidou, trazendo benefícios e flexibilidade para muitas empresas e funcionários.

É o que mostra uma pesquisa realizada pela consultoria Cushman & Wakefield, com 122 executivos que atuam no Brasil. Segundo a análise, 74% das empresas pretendem instituir o home office como prática definitiva daqui para frente.

Outra avaliação, essa da Technology Review, uma das principais publicações de tecnologia e negócios do mundo, feita com 1.400 participantes, revela que somente 6,5% dos profissionais não quererem mais home office, enquanto 93,5% desejam manter pelo menos um dia da semana nesse modelo. 

Isso coloca as empresas e seus líderes em um novo cenário: eles precisam aprender e pensar sobre como gerenciar esse novo mundo. É sobre isso que vamos discutir nesse artigo, além de mostrar como implementar uma estratégia eficaz de home office.

O que é home office?

Home office é  uma modalidade de trabalho em que o funcionário trabalha em casa e não na empresa
Home office é uma modalidade de trabalho em que o funcionário trabalha em casa e não na empresa (Imagem: marymarkevich | Freepik)

De acordo com o artigo 75 B da CLT, sobre a definição do teletrabalho:

“Considera-se teletrabalho ou trabalho remoto a prestação de serviços fora das dependências do empregador, de maneira preponderante ou não, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação, que, por sua natureza, não se configura como trabalho externo.”

Em linhas gerais, home office significa “escritório em casa”. É uma modalidade de trabalho em que o funcionário trabalha de sua casa e não no endereço da companhia. 

E embora o home office seja uma forma de teletrabalho, existem diferenças entre os dois termos. A principal delas é que o teletrabalho não implica necessariamente “trabalhar em casa”.

Home office, trabalho híbrido e teletrabalho 

Em primeiro lugar devemos classificar as modalidades em que é possível trabalhar atualmente.

No home office, o trabalhador exerce a sua atividade laboral em sua casa. No teletrabalho, o profissional atua remotamente, de onde quiser, seja na própria casa, em um espaço de coworking ou em qualquer outro lugar com acesso à internet. 

Enquanto no trabalho híbrido, os funcionários passam alguns dias da semana no escritório e outros, em casa.

O que diz a nova lei do trabalho remoto

A MP 1.108 tem o objetivo de modernizar as regulações do teletrabalho que já existiam na CLT
A MP 1.108 tem o objetivo de modernizar as regulações do teletrabalho que já existiam na CLT (Imagem: yanalya | Freepik)

A Medida Provisória N°1.108, que regulamenta o trabalho remoto, entrou em vigor em agosto de 2022. Vale lembrar que a modalidade do teletrabalho já era prevista pela lei N° 13.467 desde 2017, mas o texto era bastante genérico e não previa, por exemplo, a possibilidade do trabalho híbrido.

De acordo com essa medida provisória do trabalho remoto, a prestação de serviços nesta modalidade deverá constar no contrato de trabalho. Alguns dos conceitos mais importantes da MP estabelecem: 

  • Entre as mudanças no trabalho home office está a possibilidade do modelo híbrido, que é quando o trabalhador alterna entre o home office e trabalho presencial;
  • A contratação no teletrabalho, estabelece também a possibilidade de o empregador fazer o controle do desempenho do funcionário por jornada ou por produção;
  • A modalidade do trabalho home office deve constar no contrato individual de trabalho onde se estabelece o horário de trabalho, repousos legais e os canais de comunicação;
  • É responsabilidade do empregador o fornecimento de equipamentos tecnológicos e infraestrutura adequada para a prestação do trabalho remoto, assim como a manutenção ou reembolso de despesas relativas a essas ferramentas;
  • A adoção do regime de trabalho remoto também se aplica a contratos de trabalho de estagiários e aprendizes.

Veja como a legislação destaca algumas das principais necessidades tanto das empresas quanto dos trabalhadores: 

Registro em carteira de trabalho 

Uma das principais mudanças da MP aponta que a atividade de trabalho em home office deve estar indicada no contrato de trabalho. Empresas que já possuem funcionários contratados e que passaram a trabalhar de forma remota, devem fazer um adendo no contrato, indicando essa alteração. 

O mesmo vale para o trabalho híbrido. Neste caso, o ideal é definir em contrato quantos dias da semana o trabalho será presencial e home office, e se serão dias fixos ou alternados, por exemplo. 

Assim como em qualquer vínculo empregatício, todas as alterações contratuais (salários, mudança de função, entre outros) devem constar no registro em carteira.

Férias 

Trabalhadores em regime home office têm os mesmos direitos que constam na contratação tradicional que, neste caso, confere férias de 30 dias a todos os profissionais após ter trabalhado pelo período de um ano. 

13º salário 

Os profissionais que trabalham em regime home office também têm direito ao 13º salário que pode ser pago em até duas parcelas entre os meses de novembro e dezembro de cada ano.

Recolhimento do fundo de garantia 

Funcionários que trabalham em home office têm direito ao FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço. A empresa contratante fica responsável por fazer o recolhimento da porcentagem equivalente e fazer o depósito na conta do trabalhador na Caixa Econômica Federal.

Auxílio-doença acidentário 

Como a MP não trata da responsabilização da empresa sobre acidentes relacionados ao trabalho home office, fica valendo o que diz a CLT. 

De acordo com a lei, caso o trabalhador precise se ausentar devido a problemas de saúde, ele tem direito ao auxílio-doença acidentário. 

Um ponto importante aqui é que a MP não menciona de que forma a empresa deve avaliar em caso de um acidente ou doença ocupacional que ocorreu em home office

Desta forma, para evitar problemas futuros, é responsabilidade do empregador instruir seus funcionários sobre normas de segurança e medicina do trabalho e saúde. Cabe também à empresa, analisar as condições salubres dos ambientes de trabalho remoto do funcionário, promover treinamentos e fornecer itens de ergonomia.

Benefícios e auxílios 

Neste caso, o único benefício que deixa de ser pago pela empresa é o vale-transporte. Todos os demais benefícios, como o auxílio-alimentação, devem ser oferecidos aos trabalhadores em home office.

Outro tipo de benefício oferecido recentemente é o auxílio home office. Ele tem como finalidade custear de forma flexível os gastos (internet, luz, ferramentas de trabalho, entre outros) de quem trabalha de forma remota com o objetivo de proporcionar um ambiente de trabalho adequado.

Ferramentas de trabalho 

Fica sob responsabilidade do empregador oferecer todas as ferramentas e equipamentos essenciais para a execução das atividades em home office. É o caso, por exemplo, de notebooks, softwares, celulares e outros dispositivos.

O que a empresa deve fornecer para profissionais em home office?

Como previsto em lei, o empregador deve proporcionar toda a infraestrutura necessária ao trabalhador
Como previsto em lei, o empregador deve proporcionar toda a infraestrutura necessária ao trabalhador (Imagem: GPointStudio | Freepik)

Para o profissional trabalhar em casa, o empregador precisa fornecer uma série de estruturas que garantam o conforto do funcionário e sua consequente produtividade. 

Os equipamentos essenciais para o trabalho remoto devem atender às diretrizes da ergonomia do trabalho proporcionando comodidade e conforto.

Mesa 

O tamanho da mesa para home office deve ser ideal para garantir uma postura correta, neste caso, com altura entre 70 cm e 75 cm.

Cadeira 

A cadeira para home office deve ser ajustável para garantir uma boa postura e conforto ao longo do período em que o profissional realiza suas atividades. 

Itens adicionais 

Existem outros acessórios para home office: gaveteiro, apoio de pés e fones de ouvido, por exemplo, tornam o ambiente muito mais adaptável e organizado para as atividades do dia-a-dia.

Benefícios de trabalhar em home office

Um dos principais benefícios para empresas e colaboradores são os custos reduzidos do trabalho remoto
Um dos principais benefícios para empresas e funcionários são os custos reduzidos do trabalho remoto (Imagem: artursafronovvvv | Freepik)

O home office traz benefícios tanto para os trabalhadores que usufruem dessa forma de trabalho quanto para a empresa que a estabelece. 

Para os trabalhadores 

  • Facilita a conciliação do trabalho e da família;
  • Economiza despesas, pois ao trabalhar em casa, o funcionário reduz os custos de deslocamento até a empresa, refeições fora de casa, etc;
  • Economia de tempo no deslocamento;
  • Reduz os riscos de acidentes de trajeto, uma vez que as viagens relacionadas ao trabalho diminuem. Da mesma forma, os riscos ocupacionais são reduzidos em geral, uma vez que se assume menos exposição a fatores externos. Os funcionários não terão, por exemplo, que subir escadas para acessar o escritório, ou atravessar a rua na hora do almoço;
  • Reforça a confiança. É uma excelente oportunidade para o funcionário demonstrar que pode ser confiável e que está totalmente capacitado, independentemente do tipo de trabalho (presencial ou remoto).

Para as empresas 

  • Economia de custos, otimizando o espaço de trabalho. Podem ser utilizadas instalações muito menores, o que significa economia tanto nos custos de aluguel como de manutenção, mobiliário, etc;
  • Melhora a atração e retenção de talentos. A empresa tem a possibilidade de contratar pessoas de qualquer lugar do mundo;
  • Melhora a produtividade. Uma pesquisa da consultoria Capgemini, realizada com 500 organizações e 5.000 funcionários de diversos setores em todo o mundo, sustenta que o trabalho remoto aumenta a produtividade entre 13 e 24%, graças à economia em viagens e à adoção de ferramentas colaborativas;
  • Melhora o employer branding. A imagem da marca de uma empresa melhora quando os funcionários têm flexibilidade na escolha de onde desejam desempenhar suas funções.

Um passo mais perto de uma cultura inclusiva 

Outro benefício admirável: o aumento do trabalho remoto aumentou as oportunidades para pessoas com deficiência.

Escritórios abertos podem ser hostis para pessoas com deficiência auditiva ou visual e o deslocamento pode ser demorado para usuários de cadeiras de rodas e funcionários com deficiências físicas. 

Conhecida como lei de cotas, a lei nº 8.213/ 1991 determina que empresas com mais de 100 funcionários (dependendo do porte) reservem entre 2% e 5% das vagas para pessoas com deficiência (PcD). 

Portanto, quando se trata de diversidade e inclusão na organização, a possibilidade de trabalhar em casa pode melhorar muito as condições de trabalho dos funcionários com deficiência, aumentar suas oportunidades de contratação e reduzir radicalmente as dificuldades que essas pessoas enfrentam no dia a dia.

Como implementar o trabalho remoto na sua empresa

A implementação do trabalho remoto pede uma série de adaptações e análises prévias
A implementação do trabalho remoto pede uma série de adaptações e análises prévias (Imagem: dit9678 | Freepik)

Trabalho de manhã, almoço ao meio-dia e videoconferência com fornecedores à tarde. 

A rotina de trabalho no home office não muda muito de um dia no escritório, mas permite equilibrar vida pessoal e profissional. 

A redução das horas de deslocamento e a facilidade de agendamento também permitem que os funcionários obtenham benefícios que impactam positivamente a empresa com menor rotatividade, melhor ambiente de trabalho e ainda maior produtividade, desde que a estratégia seja bem implementada. 

Como as empresas podem aderir a essa tendência? Confira abaixo as principais recomendações para uma estratégia eficaz de home office:

1. Análise 

Primeiramente, a empresa deve analisar a situação e avaliar se possui os recursos tecnológicos necessários para aplicar esse modelo de trabalho. Também deve-se avaliar a predisposição dos funcionários para trabalhar em casa e se possuem as ferramentas que facilitam a comunicação e todos os demais processos. 

É conveniente ter o máximo possível de informações neste momento para transmitir aos gestores e trabalhadores questões que também devem ser analisadas pela gerência e pelo RH, tais como: 

  • Quais ferramentas tecnológicas estão disponíveis? 
  • Elas são suficientes para atender às necessidades de trabalho dos funcionários? 
  • Os funcionários são a favor do home office
  • Quais processos e tarefas-chave podem ser afetados por essas mudanças? 
  • Que novos canais de comunicação as pessoas usarão para se manterem conectadas e disponíveis? 
  • Qual política de uso desses canais a empresa seguirá? 
  • Quais outras ferramentas você precisará para manter a atividade remotamente? 
  • Você precisará de novas soluções em nuvem, novos servidores? Quanto custará?

2. Defina as posições elegíveis 

O home office não é aplicável a todas as tarefas e pessoas. Assim, o próximo passo é identificar quais cargos são passíveis de aplicação dessa nova modalidade. 

Por exemplo, posições analíticas e/ou baseadas em projetos são mais fáceis de migrar de modalidade. No entanto, se a tarefa for comercial e exigir proximidade com o cliente ou operacional e exigir acesso a escritórios e/ou máquinas, o cargo não deve ser considerado para trabalho remoto. 

3. Analise o perfil dos funcionários  

Identifique quais pessoas têm qualidades para realizar o trabalho remoto e aquelas que exigem maior supervisão – ou que precisam manter maior convivência com os colegas para cumprir uma rotina mais estruturada. 

Nesses casos, é preciso avaliar em conjunto a possibilidade de adicioná-lo ou não ao teletrabalho sabendo que, se avançar, exigirá maior apoio do líder na sua implementação. 

4. Estabeleça objetivos e metodologia de trabalho 

Deixe claro qual será a forma de trabalhar, quais são as tarefas e quais os objetivos de negócios que a equipe deve atingir. 

5. Avalie o desempenho 

O processo de implementação não termina quando o funcionário começa a trabalhar em casa. É necessário analisar a situação enquanto ela está em andamento.

Ajustes e inconsistências serão considerados neste momento, tanto tecnicamente quanto em relação aos objetivos de negócios. Também deve ser avaliado se os funcionários estão atingindo seus objetivos. 

Assim, será possível saber se o home office é ou não uma vantagem para seu negócio. Para isso, as avaliações de desempenho são muito úteis. 

Este processo permite acompanhar o crescimento do funcionário: Quais conquistas eles estão alcançando? Atende aos objetivos? 

Para realizar uma boa avaliação de desempenho é importante: 

  • Definir metas individuais dos funcionários;
  • Registrar o progresso regularmente;
  • Reunir informações para descobrir o que precisa ser melhorado; 
  • Se comunicar com o funcionário para tentar chegar a um entendimento; 
  • Falar sobre os pontos positivos e negativos e procurar soluções;
  • Atualizar os objetivos para continuar com a avaliação.

6. Acompanhe o funcionário no processo 

Usar campanhas informativas e recomendações nas estratégias de endomarketing contribui para que os funcionários tenham um dia de home office eficaz.

Conselhos sobre um espaço confortável e sem distrações, a importância de fazer o planejamento do dia e a interação com os demais colegas são dicas que devem sempre serem lembradas.

7. Selecione ferramentas tecnológicas adequadas 

Os profissionais que trabalham em home office precisarão ter todos os equipamentos tecnológicos (computadores, servidores, impressoras, etc.) para o desempenho das suas funções.  

Além disso, também é fundamental investir em recursos que podem ajudar no gerenciamento de equipe e realização de suas atividades de acordo com as necessidades da empresa. 

Seja para delegar tarefas, dar feedbacks, compartilhar documentos, acessar arquivos e até mesmo centralizar a comunicação, na era digital existem diversas ferramentas para ajudar na organização e manter o fluxo de trabalho produtivo.

8. Formule uma política de segurança informática 

Proteger os dados que são compartilhados é uma prática vital no mundo digital. Para isso, existem diferentes produtos e tecnologias que podem ajudar a garantir a proteção das informações como: antivírus, criptografia, gerenciamento de código, firewalls, entre outros. 

Do mesmo modo, cuidados devem ser estabelecidos na rede Wi-Fi doméstica e/ou nos acessos e senhas à rede privada virtual ou VPN. 

Muitas empresas hoje usam um serviço na nuvem como Dropbox, Google Drive, OneDrive ou ferramentas de escritório do Google ou Microsoft Office. 

9. Obtenha aconselhamento jurídico e cumpra as regras 

Existem vários aspectos legais a serem levados em consideração na hora de implementar o home office. Por isso, a empresa deve assegurar-se e tomar os cuidados necessários para enquadrar a implementação dentro das práticas corretas. 

É aconselhável começar com uma experiência piloto considerando a cultura da sua empresa, os resultados esperados e a viabilidade de expansão.

Entre o trabalho híbrido e remoto, qual é o melhor modelo?

Apesar de que grande parte dos funcionários se adapta bem ao modelo, é importante salientar que o home office não é para todos
Apesar de que grande parte dos funcionários se adapta bem ao modelo, é importante salientar que o home office não é para todos (Imagem: Pavel Danilyuk | Pexels)

Os dados da pesquisa exclusiva realizada entre maio e junho de 2021 pela Think Work em parceria com a Appus, mostrou que o “home office caiu nas graças da maioria dos profissionais: 65% deles responderam que o trabalho remoto melhorou a qualidade de vida.”

Ainda de acordo com este levantamento, 6% dos profissionais afirmaram que pediriam demissão imediatamente caso a empresa deixasse de adotar as práticas de home office

Atualmente empresas de diferentes setores buscam alternativas de implementação e ajustes para unir os dois modelos, adaptando-os de acordo com as necessidades de cada funcionário.

Como motivar e aumentar a produtividade dos funcionários em home office?

Uma pesquisa do Grupo Adecco feita por trabalhadores de vários países, incluindo o Brasil, apontou que entre os 15 mil participantes, 82% se sentem mais produtivos em casa do que no escritório.

“O mundo do trabalho nunca mais voltará ao ‘normal’ que conhecíamos antes da pandemia. A mudança súbita e dramática no panorama do local de trabalho acelerou tendências emergentes como o trabalho flexível”, afirmou Alain Dehaze, CEO do Grupo Adecco.

Flexibilizar o trabalho remoto com o presencial é o modelo de trabalho preferido por 77% dos brasileiros – indica o relatório do Robert Half sobre a realidade do modelo híbrido no Brasil.

Construir uma cultura de trabalho remoto ainda pode ser um desafio para muitas empresas, sendo assim, as boas práticas para aumentar a produtividade no trabalho home office podem incluir:

Comunicação eficiente 

A comunicação é vital em uma estratégia de trabalho home office. Líderes e gerentes devem comunicar de forma transparente quais são suas expectativas de cada membro da equipe todos os dias. 

Deste modo, o ideal é encontrar ferramentas para facilitar a troca de informações e mensagens entre profissionais e equipes de forma rápida e eficiente, como é o caso do Slack e WhatsApp.

Já para fazer reuniões assertivas e até mesmo o onboarding remoto, existem diversas ferramentas específicas de videoconferência, como por exemplo:

  • Skype;
  • Hangouts Meet;
  • Microsoft Teams;
  • Viber.

Produtividade 

Métricas e KPIs são fundamentais para a visibilidade da saúde e produtividade de um negócio. É uma oportunidade para líderes e funcionários descobrirem como estão se saindo, o que se espera deles e entenderem quais áreas precisam de mais treinamento ou melhores recursos. 

Colaboração 

Reuniões espontâneas e improvisadas são menos comuns quando se trabalha remotamente. Caso não existam espaços compartilhados como ponto de encontro, a dinâmica de colaboração deve permitir bate-papos que possam levar a um ambiente de trabalho agradável. 

Cultura da empresa 

Pode ser difícil defender os valores da empresa e manter o clima organizacional em um cenário digital. 

Uma boa estratégia para isso são os canais de comunicação adotados para oferecer espaços de feedback periódicos para funcionários, gestores e líderes a fim de promover diálogos produtivos e fortalecer as relações de trabalho.

É importante dar aos funcionários o reconhecimento pelo seu desempenho. Esta ação ajuda a promover um sentimento de pertencimento que, por sua vez, contribui para a retenção desses profissionais. 

Saúde mental no home office

Relatos de funcionários com síndrome de burnout estão se tornando cada vez mais comuns
Relatos de funcionários com síndrome de burnout estão se tornando cada vez mais comuns (Imagem: yanalya | Freepik)

Além da popularização em si, a pandemia também trouxe debates em torno da saúde mental no home office. Isso porque muitos profissionais têm encontrado dificuldades ao equilibrar o trabalho em casa junto com o próprio bem-estar físico e mental.

Como resultado, muitas pessoas desenvolveram a Síndrome de Burnout, um distúrbio psíquico já reconhecido pela OMS como um problema ligado ao esgotamento mental e físico no trabalho – que já faz parte do CID – Classificação Internacional de Doenças.

Uma pesquisa do Runrun.it, realizada com mais de 1500 trabalhadores sobre estresse e burnout nas empresas, revelou que:

  • 61% dos profissionais se sentem esgotados física e emocionalmente;
  • 54% dos entrevistados têm dificuldade em entregar tarefas;
  • 43% sentem dificuldade em se desconectar após a jornada de trabalho;
  • 38% acreditam que a sua produtividade diminuiu.

As empresas mais procuradas para home office

Para quem está em busca de uma oportunidade de emprego, existem grandes startups e empresas que oferecem vagas em home office. Para essas empresas, como a Google, Netflix e Amazon, o futuro do trabalho é o modelo híbrido, onde os profissionais alternam sua jornada semanal entre operações presenciais e remotas. 

Além da tendência do trabalho remoto, outro modelo de trabalho que tem se destacado entre as startups é o anywhere office. Trabalhar em qualquer lugar do mundo, como é a proposta do “work anywhere” já é realidade, por exemplo, na empresa de software Paddle.

“A pandemia nos deu a habilidade de fazer as coisas de uma forma diferente. Nós quisemos fazer isso porque o mundo estava começando a reabrir”, comentou Hannah Smith, líder de RH da Paddle.

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