Com funcionários multitarefas, as empresas enfrentam novos desafios para manter a produtividade da equipe e estabelecer relações de confiança, transparência e interdependência
O mundo moderno e digital é marcado por distrações. Entre uma xícara e outra de café, os sons de notificações incessantes no celular e as reuniões intermináveis, está cada vez mais difícil manter o foco no ambiente de trabalho. Esse é um problema comum para muitos organizações, atingindo até funcionários do nível sênior, conforme expôs uma pesquisa da McKinsey & Company, firma global de consultoria de gestão.
Os dados revelam ainda que 80% dos executivos cogitam mudar – ou já têm ações nesse sentido – a estrutura das reuniões, uma vez que gastam “muito tempo em interações inúteis, que drenam sua energia e produzem sobrecarga de informações”. Mas a luta entre a distração e a produtividade não acaba aí.
Para corroborar esta afirmação, um novo estudo da empresa de tecnologia Brother UK, do Reino Unido, revela que 55% dos trabalhadores se sentem prejudicados por encontros de longa duração. Os bate-papos pouco envolventes afetam, além da produtividade na empresa, o bem-estar geral do profissional, que se sente cansado e desestimulado.
A questão das reuniões prolongadas já está sendo revertida com protocolos de encontros reduzidos por algumas empresas. De acordo com a McKinsey, a Netflix, gigante mundial do streaming, elaborou um documento para melhorar a eficiência dos encontros. As reuniões da empresa não ultrapassam a marca dos 30 minutos, e o feedback tem sido positivo: o número de encontros foi reduzido em mais de 65%, e cerca de 85% dos funcionários apoiaram a mudança.
Distração x produtividade: novos meios para travar essa batalha
Segundo os autores do estudo, tudo se resume ao seguinte questionamento: como manter o local de trabalho livre de distrações sem perder a essência da independência e autonomia dos funcionários? Para eles, interações focadas e de alta qualidade não podem ser reprimidas: elas podem impulsionar a produtividade, eficiência e transformar o ambiente em um local propício para a inovação, pouco propenso a distração, com melhor performance do negócio.
Além de limitar o tempo das reuniões com pautas mais objetivas – iniciativa já presente nas metas de RHs e líderes de algumas empresas-, existem outras dicas valiosas. Confira a seguir:
Faça bom uso dos softwares
A premissa de que os aplicativos pioram a distração pode ser revertida: há maneiras de usá-los a favor da concentração. Para William Sipling, diretor de transformação da força de trabalho da Hubstaff, uma empresa de software de gerenciamento de força de trabalho, o Slack é uma opção integrada ao Google Agenda que ajuda a manter o foco. Quando a agenda sinalizar que você está ocupado, com alguma reunião, por exemplo, o software atualiza o status do Slack para ‘Modo de foco’. Assim, a equipe procura outra pessoa, o que deixa o espaço livre para a finalização da atividade sem interrupção.
Abuse das ferramentas de produtividade
Segundo Sipling, a Técnica Pomodoro é um outro exemplo de ferramenta a ser explorada para priorizar a produtividade e a saúde mental do funcionário, eliminando a distração. Ela consiste em exercer atividades por um período de tempo totalmente focado, com pequenas pausas.
Por exemplo: o funcionário pode se dedicar a detalhar um projeto durante 20 minutos e, com a contagem do cronômetro finalizada, deve aproveitar os próximos cinco minutos assistindo a um vídeo no YouTube, se assim quiser. Isso garante o equilíbrio e estimula a própria finalização da demanda, criando uma espécie de recompensa.
Mantenha uma comunicação eficiente
Desde o início, há grandes vantagens em explicar as funções de um novo funcionário sem deixar espaço para dúvidas e mal-entendidos. Por meio de uma metodologia ágil e direcionada, não haverá necessidade de excesso de comunicação e, consequentemente, nem tempo perdido ou desgaste. Desta forma, a equipe trabalha de maneira integrada e independente para alcançar os objetivos já traçados.
Também é fundamental estabelecer uma relação de confiança e transparência, deixando todos preparados para os desafios que possam surgir no futuro – o apoio é fundamental nestas horas.
Incentive a independência
Assim que os funcionários assumem o cargo, os desejos e projeções os acompanham. Descobrir o que melhor funciona para a equipe ajuda a reduzir o turnover e a aumentar a satisfação e a vontade de crescer em conjunto com a organização. Mais importante que ter, é manter o interesse de todos e todas. As recompensas, remunerações e benefícios também ajudam neste papel.
“Como sabemos, as pessoas deixam os gestores, não os empregos”, enfatizou Sipling. “Portanto, certifique-se de que os membros da sua equipe sejam capazes de ser independentes e você verá maior retenção e produtividade entre os melhores desempenhos”, destacou. Dar poder aos funcionários e segurança psicológica não significa abandoná-los. Muito pelo contrário: a iniciativa cria relações profundas de confiança.
A mesma perspectiva é compartilhada por Mary Alice Pizana, gestora de recursos humanos da Herrman and Herrman PLLC, um escritório de advocacia no Texas: “Às vezes, a melhor maneira de apoiar seus funcionários é dando um passo para trás e deixando-os brilhar. É essencial criar um ambiente de trabalho que estimule a confiança e a autonomia, mantendo canais de comunicação abertos e estabelecendo expectativas claras para todos os funcionários. Ao encontrar esse equilíbrio, você pode garantir que sua equipe seja produtiva e feliz em suas funções”, finalizou.
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