Mapa de Calor de Risco e Impacto resultou em plano sucessório e de transmissão de conhecimento, utilizado nas decisões de 11 promoções, 16 méritos e duas movimentações de área

Em meados de 2021, a Gera Sales Ecosystem, empresa de tecnologia de vendas diretas, diagnosticou que informações essenciais estavam concentradas em poucos funcionários. O time de pessoas se viu diante de um desafio na gestão de conhecimento, pois não havia um plano para mitigar os riscos em caso da saída abrupta desses profissionais.

“Em alguns casos, nos sentíamos até ‘reféns’ de alguns colaboradores. Chegamos a recontratar uma pessoa por causa dessa dificuldade de gerir conhecimento entre diferentes colaboradores e cargos”, conta Bruna Ribeiro, gerente de pessoas da Gera. 

Além disso, a falta de dados elaborados sobre impacto estratégico de cada um dos 120 funcionários impactavam as decisões sobre méritos, promoções, sucessões, concessão de bolsas de estudo e até demissões, que estavam sendo tomadas mais por intuições e suposições do que por dados concretos. 

O caminho

Ainda em 2021, liderados por Carolina Baldrigher, especialista de RH da Gera, um grupo iniciou o planejamento do projeto que mais tarde se chamaria Mapa de Calor de Risco e Impacto.

A partir de 2022, o grupo passou a coletar e analisar dados para criar um mapa em escala de cores (verde, laranja, vermelho e roxo), que definiria o grau de risco e impacto, de baixo a crítico, de cada funcionário da empresa.

Logo após encontros com as lideranças, chegou-se a onze critérios divididos em seis temas a serem avaliados e pontuados na jornada do funcionário.

Carreira/Desempenho/Desenvolvimento:

• Qual a posição na jornada de carreira? – Como é a performance? – Tem plano de crescimento estruturado?

Cultura organizacional:

• Qual o nível de aderência à cultura?

Avaliação de habilidades:

• Como são avaliadas suas habilidades técnicas?

Compensação:

• Como está a faixa salarial em relação ao mercado? – Há dupla função? – Há sobrecarga de trabalho?

Interesses de carreira:

• Funcionário tem interesse em mudar de área?

Impacto no negócio:

• Qual o impacto no negócio? – Tem substituto imediato?

Todos os funcionários avaliados para a criação do Mapa foram informados do projeto. Estruturado no Excel, o Mapa pode ser acessado somente pela área de RH e as lideranças. A cada seis meses, há atualizações dos dados e pontuações. 

Resultados

Após o processo de people analytics que resultou no mapeamento dos 120 funcionários, a Gera descobriu que havia 19 pessoas críticas na empresa, ou seja, que concentravam conhecimentos estratégicos. Isso indicava a necessidade de um plano sucessório e de transmissão de conhecimento voltado a esse grupo. Além disso, o Mapa mostrava que era preciso mais atenção com esses profissionais na hora de pensar em desenvolvimento, valorização, promoção etc. 

“O resultado nos deixou mais tranquilos, pois vimos que o número de posições de alto impacto e risco era muito menor do que esperávamos”, diz Bruna. “Com o resultado, começamos a definir estratégias mais claras para fortalecer nossa gestão de conhecimento. Também passamos a tomar decisões sobre promoção, demissão e transição de carreira de forma mais embasada e assertiva”, completa. 

De acordo com Bruna, desde 2023 o Mapa está mais presente no dia a dia da empresa. Os líderes sentem uma mudança na cultura da Gera, agora mais focada na gestão de conhecimento. Os líderes também avaliam que o Mapa os muniu com mais capacidade de tomar decisões mais seguras, mitigando riscos. 

Em uma etapa seguinte, a empresa fez uma nova análise dos dados do Mapa, desta vez avaliando menos cada indivíduo e focando mais no impacto direto dos cargos nos resultados e atividades do negócio. A análise também considerou a dificuldade para encontrar candidatos no mercado, assim como os desafios sucessórios em médio prazo. 

A conclusão foi a de que, dos 19 funcionários de alto impacto e risco, 13 cadeiras que precisavam de análise mais aprofundada. Depois desse diagnóstico, seis dessas vagas passaram a contar com um plano para formar sucessores.

Desde sua implementação, empregou-se o Mapa de Calor de Risco e Impacto diretamente nas decisões de 11 promoções, 16 méritos, bem como em duas movimentações de área.

THINK & DO

As dicas da Gera para as empresas que desejam criar um projeto semelhante de mapeamento estratégico de dados para medir impacto e risco: 

• Crie um grupo multidisciplinar. Para construir um projeto sólido, o RH precisa do apoio de áreas como tecnologia e também das lideranças. Por isso, quem vai utilizar o produto na ponta deve estar envolvido desde o início.
• Faça validações intermediárias. Não deixe para validar o projeto apenas no final. Durante seu desenvolvimento, valide com os envolvidos os avanços e faça as correções necessárias. 
• Não desista. Seja resiliente, pois desafios aparecerão no caminho e a importância do projeto se revelará ao longo do tempo.