Onboarding: o que é e como implementar de forma eficiente

Onboarding é o processo que acontece quando um novo funcionário chega à empresa. Em tempos de pandemia, ele ficou ainda mais importante para garantir o engajamento de novos empregados

O onboarding inclui elementos como reuniões de integração, material informativo e treinamentos obrigatórios. Nesse contexto, podemos dizer que o significado de onboarding é “integração”.

Pode parecer algo simples, mas essa etapa é crucial para garantir o engajamento e inclusão efetiva de novos empregados. Pesquisas indicam que 69% dos funcionários são mais propensos a permanecer na empresa por pelo menos três anos se eles passam por uma boa experiência no onboarding. Afinal, os primeiros 90 dias são cruciais para um profissional definir se ele continuará ou não na organização.

Neste artigo, vamos explorar porque o onboarding de funcionários é tão importante e como fazer para que ele seja bem-sucedido.

1. O que é onboarding

O onboarding serve para um recém-chegado entender as regras, conhecer a cultura organizacional, os comportamentos e até mesmo as soft skills básicas para poder navegar nessa nova empresa e desempenhar bem seu trabalho.

Origem do termo

Em sua tradução literal, o significado de “onboarding” em inglês é, na verdade, “embarque”, como quando subimos em um navio. Só com isso, já dá para ter uma ideia do que ele quer dizer na empresa: é o início da jornada de um novo funcionário.

Imagine um passageiro que fará uma longa viagem de navio. Ao chegar para o embarque, ele passa por uma série de procedimentos. Uma pessoa indica para qual cabine ele pode se dirigir. 

Chegando lá, pode haver um folheto com todas as informações indicando os horários das refeições, por exemplo, e quais as opções de entretenimento.

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E não é só isso: ele também é informado das regras, como não poder fumar ou acessar alguma parte perigosa do navio.

Pode ser, ainda, que tenha um evento naquela mesma noite para que todos os passageiros possam interagir entre si e conhecer um pouco sobre seus companheiros de viagem.

Pois a ideia do onboarding em uma empresa é a mesma. 

A primeira vez que esse termo apareceu foi lá na década de 1970, nos Estados Unidos, para falar da “socialização organizacional”.

Por que fazer uma boa integração é importante?

Um em cada cinco funcionários afirma que sua experiência no primeiro dia de trabalho foi pobre, ou que não existiu nenhum processo de integração, segundo um levantamento do Gallup. Por isso, ter uma estratégia de onboarding bem definida é uma vantagem competitiva para a empresa.

Voltando ao exemplo do navio, imagine que, ao chegar, ninguém saiba informar ao passageiro onde fica sua cabine.

Ou, então, ele não consegue se informar direito em relação a quais os horários das refeições ou onde elas acontecem. E, caso haja algum problema, ele não sabe em que lugar encontrar coletes de salva-vidas.

Tudo isso vai criar no passageiro a sensação de desconforto e insegurança. Além disso, ele se sentirá frustrado e perdido, por não saber exatamente como se comportar. O navio pode ser o melhor do mundo, mas ele não conseguirá aproveitar a viagem.

Com a empresa é igual. De nada adianta ter uma cultura organizacional ótima, equipamentos de última geração e as melhores ferramentas, se o RH não souber acolher o novo funcionário.

Começar um novo emprego é sempre desafiador. Por isso, essa é a hora de mostrar que o funcionário chegou a um bom lugar para trabalhar.

Para a empresa, isso traz resultados como:

  1. Aumenta o engajamento e diminui as chances de turnover

As primeiras impressões são muito importantes. Com uma boa integração, o novo funcionário se sentirá bem-vindo, mais confiante e motivado. Uma boa integração também melhora a retenção de talentos. Segundo dados da SHRM, novos contratados que passam por um programa estruturado de onboarding têm 58% mais chances de continuar na companhia após três da sua entrada.

  1. Melhora a reputação de marca

Quando o onboarding é bem-sucedido, o novo funcionário vai falar bem do novo emprego para amigos e familiares e, muitas vezes, compartilhar sua experiência nas redes sociais. Ele irá recomendar sem medo a empresa para outros profissionais, aumentando o poder do employer brand da organização.

De acordo com uma pesquisa do Gallup, 70% dos funcionários que vivenciam um processo excepcional de onboarding afirmam ter “o melhor emprego possível”. Eles são 2,6 vezes mais satisfeitos com o ambiente de trabalho – e, de novo, mais propensos a permanecer na empresa.

  1. Facilita o alinhamento de valores e propósito

O onboarding é a primeira experiência profunda em que o novo contratado irá mergulhar na cultura corporativa. E os traços desse jeito de ser – seja focado no cliente, inovador ou competitivo – precisam estar presentes na integração.

Tendo clareza sobre os valores e propósito da companhia – o resultado de um bom onboarding –, o funcionário irá se integrar mais facilmente ao dia a dia da empresa. O tempo de adaptação diminui, acelerando os resultados e sinergia da equipe.

Empresas com uma estratégia de onboarding eficiente experimentam uma taxa de produtividade 50% maior dos novos funcionários.

2. O que acontece no onboarding 

Para o RH, o onboarding dos funcionários começa bem antes deles chegarem à empresa – e pode continuar até que eles estejam completamente integrados. 

Normalmente, esse período dura cerca de três meses. Mas alguns especialistas defendem que uma pessoa só está totalmente integrada na companhia após um ano.

O primeiro passo da integração, claro, é a contratação em si do novo funcionário, incluindo aí a papelada que precisa ser preparada pelo departamento de recursos humanos.

Veja a seguir um checklist para ter um onboarding de sucesso.

Antes da chegada

  • Informações claras: É importante pensar na experiência do profissional desde o primeiro contato, antes mesmo de ele colocar os pés na empresa.

O ideal é que o gestor direto (ou, na falta deste, o RH) envie uma mensagem ou ligue para o novo contratado para compartilhar informações importantes para o primeiro dia de trabalho. Essa mensagem de onboarding deve conter coisas do tipo: que horas chegar, aonde ir, quem procurar, que documentos levar, dress code (quando houver) e qualquer atividade programada para o dia. 

A comunicação deve ser a mais clara possível e deixar claro que o time está aberto a responder qualquer dúvida que ele possa ter. Isso vale também para informações como salário e benefícios.

Na mensagem de boas-vindas, vale reiterar como os colegas estão felizes em recebê-lo na empresa. 

  • Equipamentos e acessos: Deixe prontos os equipamentos, como computador e celular, que serão usados pelo novo colaborador, assim como conta de e-mail e de outras plataformas corporativas. Prepare também um documento com o login e a senha iniciais, bem como as instruções de acesso.

Não esqueça de preparar o crachá e os cartões de visitas. Apesar desses itens terem ficado de lado no trabalho remoto, eles ainda são importantes no onboarding do trabalho híbrido.

  • Organizaçao do espaço: No caso do trabalho presencial ou híbrido, tenha já a estação de trabalho pronta para a pessoa que está chegando.

Tente deixar o espaço mais convidativo possível – pode ser adicionando um mimo de boas-vindas, como uma garrafa de água, por exemplo, ou um vaso de plantas.

Cuide também para que o nome do novo funcionário esteja no balcão de recepção da empresa, para que sua entrada seja facilitada.

No dia da chegada

Na reunião de onboarding, faça o novo funcionário se sentir acolhido

O onboarding acontece no primeiro dia do novo profissional. Assim, ele consegue iniciar o trabalho conhecendo melhor a empresa em que entrou e como deve desempenhar suas tarefas.

No dia da integração, tome esses cuidados para garantir as boas-vindas do funcionário.

  • Escolha um “padrinho”. Onboarding é sobre conexões. Por isso, uma boa prática é indicar a cada novo colaborador uma pessoa − normalmente alguém do mesmo departamento, mas não o chefe −, a quem ele possa fazer perguntas e trabalhar de forma mais próxima nos primeiros dias. Esse “buddy” (ou colega, na tradução livre) vai ajudar o contratado desde nas questões mais simples (onde fica o banheiro ou a copa) até as mais complexas, como, por exemplo, dar dicas de como se portar em uma reunião.

Isso garante tranquilidade e apoio para o novo colega. Nem sempre as pessoas se sentem à vontade para procurar o chefe ou mesmo o RH para qualquer dúvida. Por isso, é indicado que o buddy seja uma pessoa de nível hierárquico similar.

A pessoa que desempenhar o papel de padrinho precisa estar disposta a tal e mostrar um interesse genuíno em compartilhar seu conhecimento sobre a empresa com o novo membro da equipe.

  • Faça um tour: Se o escritório for físico, faça um tour mostrando as dependências e explicando como estão organizados os departamentos. Foque naqueles que o funcionário deve interagir no dia a dia. E não esqueça dos pontos básicos: banheiro, refeitório, sala de reunião e estacionamento, se for o caso.

Se o funcionário for trabalhar remotamente, faça uma apresentação virtual. Por mais que o online seja um desafio, tente trazer para a conexão traços da cultura corporativa. Faça isso usando vídeos, fotos e/ou fundos de tela que remetam à organização.

Na reunião, indique as plataformas de tecnologia utilizadas; apresente como são organizados os arquivos compartilhados e como acessar informações e sistemas importantes. Se a empresa usar um aplicativo de mensageria interna, cuide para acrescentar o novo funcionário nos grupos específicos.

Em qualquer caso, é sempre bom ter esses dados documentados em um arquivo que o funcionário consiga acessar sempre que tiver dúvidas. Lembre-se que a quantidade de informações compartilhadas no primeiro dia é enorme, então, fique atento para não sobrecarregar a memória do novo integrante.

  • Apresente ao gestor e à equipe: Além de apresentar o novo funcionário às pessoas com quem ele irá trabalhar, uma boa prática é que o gestor separe um tempo para conversar com o recém-chegado.

É a chance de alinhar as expectativas para o cargo, explicar o que será esperado do profissional nos primeiros dias e tirar dúvidas eventuais. Esse é o momento de mostrar ao funcionário onde e como ele pode contribuir.

As empresas com as melhores práticas de onboarding também garantem que esse contato com o chefe seja frequente, especialmente no começo. Ao fim de sete dias, por exemplo, o gestor pode perguntar ao funcionário como foi sua semana, o que ele mais gostou do processo e o que gostaria de rever ou precisa aprofundar.

  • Avise à empresa que há uma pessoa nova: Faça um comunicado pela rede interna ou por e-mail para apresentar o novo funcionário à organização.

Envolva todos os empregados na missão de fazer com que a nova pessoa seja bem recebida. Dessa forma, sua primeira interação será positivamente marcante.

Novos funcionários buscam relações que os façam se sentir incluídos, respeitados e suportados.

  • Organize uma agenda de treinamentos: Muitas vezes, o treinamento de onboarding inclui conteúdo básico, como a história da empresa, regras de compliance e a cultura corporativa, além da apresentação de benefícios e até detalhes técnicos sobre o acesso aos sistemas de informática.

Em alguns cargos, são necessários treinamentos específicos para a função. Nesse caso, o novo funcionário pode passar não só por um curso teórico, mas também prático, aplicado pelo Padrinho, com a “mão na massa”.

Informe ao colaborador qual será a agenda desses treinamentos para que ele saiba o que esperar nos primeiros dias.

  • Concentre-se na experiência: Tome cuidado para espaçar essas reuniões. Colocar todos os encontros num único dia pode sobrecarregar o novo integrante, gerando uma experiência cansativa e frustrante.

Portanto, desenhe uma jornada que seja leve e agradável, para que o novo colaborador verdadeiramente se sinta bem-vindo à companhia.

Lembre-se que a tecnologia pode modernizar o processo de onboarding. Mas, em vez de passar um monte de dados para a pessoa memorizar, ensine-a como usar as ferramentas, como usar o portal do RH, por exemplo. Dessa forma, ela será hábil a buscar o conteúdo que precisar, quando precisar, ao seu tempo.

Esses são alguns dos elementos básicos do onboarding de funcionários. Dependendo da empresa esse processo pode ter mais etapas e até envolver eventos sociais, como escalar uma montanha, uma ação utilizada por uma companhia que vende materiais esportivos. O importante é que a integração reflita a cultura da empresa e crie uma boa experiência ao novo contratado.

A regra básica do onboarding é: garantir uma chegada tranquila à organização, com comunicação clara e sem deixar o funcionário perdido.

O que não fazer no onboarding

Três erros comuns no processo de onbaording

Vale lembrar de alguns erros a serem evitados no processo de integração:

  • Fazer do primeiro dia algo burocrático

Não encha a pessoa de papéis e documentos logo de cara. Isso não faz o profissional se sentir bem-vindo e torna o primeiro contato com a organização muito impessoal. 

É melhor cuidar desses detalhes aos poucos, durante a primeira semana, ou encurtar o processo. A tecnologia pode ser uma aliada nesse ponto.

  • Esperar que a pessoa comece produzindo

O tempo médio de adaptação a um novo emprego é de 90 dias. 

Mesmo que o profissional já tenha experiência na área, é preciso um período para que ele se adapte ao novo ambiente e às pessoas.

Assim, alinhe as expectativas do gestor e dos colegas para respeitar esse momento de transição e ofereça o apoio necessário. Um bom processo de onboarding acelera a produção de novos funcionários.

  • Esquecer detalhes importantes

Certifique-se de que todas as informações que o funcionário precisa estão disponíveis, como links de acesso, a agenda da equipe e contatos de suporte. Nada pior que o empregado ter problemas para entrar no prédio ou ficar abandonado pelo gestor logo no primeiro dia de trabalho.

O kit onboarding

Esse kit nada mais é do que o conjunto de coisas que o funcionário recebe ao começar a trabalhar na empresa. Ele contém equipamentos como o laptop, mouse, teclado e celular corporativo, além de folhetos explicativos.

Muitas empresas têm ido além do básico e oferecido mimos para marcar a chegada do profissional. Algumas oferecem xícaras personalizadas, fones de ouvido, garrafa d’água e camiseta, por exemplo. Em tempos de home office, muitas corporações estão inovando no kit de boas-vindas e adicionando itens que façam parte da vida em casa, como chinelos e um crédito para o novo funcionário investir em móveis ergonômicos.

A identidade visual do kit deve contar a cara da empresa e levar frases importantes sobre a cultura e os valores do lugar. Também pode conter os principais produtos da companhia, como uma cesta de cosméticos ou de alimentos e bebidas da marca.

A lógica é a seguinte: todo mundo gosta de ganhar presente e essa é uma forma de fazer cada pessoa que chega se sentir acolhida. Mas é essencial que esses objetos tenham a ver com a organização e seu universo.

Além da personalização, o TH deve considerar o que se quer transmitir com o kit de onboarding. A ideia é mostrar felicidade com a chegada da pessoa e um pouco da cara da empresa. Pense nos valores e no propósito e como eles podem ser expressos nesse kit.

Deve-se também incluir uma carta de boas-vindas, além de todas as informações de que o funcionário precisa, como já falamos acima: a data em que ele começa, como ele deve fazer para acessar os sistemas no primeiro dia, links e horários importantes.

3. O que é onboarding digital?

A tecnologia pode ser uma grande aliada na integração de novos funcionários

Com a pandemia, o processo de integração, que até então costumava ser físico, passou a ser totalmente digital.

Com isso, soluções tecnológicas ganharam espaço no mercado.

Uma recente pesquisa da Think Work indica que quase 15% das empresas usam uma ferramenta de onboarding digital e 37% têm a intenção de contratar esse sistema.

Essas soluções funcionam como plataformas gamificadas, que guiam os novos funcionários pelos processos de integração. O onboarding digital suporta desde o envio eletrônico de documentos até a navegação pela área de benefícios, que pode ser acessada a qualquer momento.

A tecnologia também facilita que a companhia compartilhe informações e treinamentos personalizados para cada tipo de audiência e, do outro lado, ajuda o novo contratado a organizar sua agenda de integração, realizando os treinamentos interativos.

Mesmo no onboarding online, o checklist de tarefas deve ser respeitado. O desafio, aqui, é conseguir exprimir a cultura e os valores da empresa à distância, além de passar segurança ao novo integrante.

Entre as preocupações dos novos funcionários que fazem o onboarding digital estão o medo de não serem aceitos pelos colegas de trabalho, de passarem o dia inteiro em reuniões online, de não terem suporte caso precisem de alguma ajuda, e do que irá acontecer se o trabalho voltar a ser presencial.

Esses são cuidados especiais que a empresa precisa gerenciar ao desenhar o onboarding digital.

Regras do home office

No onboarding digital, é essencial incluir as regras do home office, assim como recomendações para que o funcionário crie o melhor ambiente possível para trabalhar em casa.

Forneça indicações de como os equipamentos devem ser posicionados para não causar desconforto, como deve ser a iluminação do ambiente e qual a cadeira ideal, entre outros detalhes.

Vale também falar de recomendações como horários apropriados para mensagens de trabalho, horário de almoço, entre outros.

Lembre-se de cuidar da saúde mental. Para mostrar que são capazes, novos funcionários tendem a trabalhar mais horas, levando à exaustão e à chamada “Fadiga de Zoom”, provocada pelas inúmeras reuniões virtuais.

Onboarding híbrido

Com a retomada do trabalho presencial, tem acontecido cada vez mais o onboarding híbrido ou misto. Nele, parte das pessoas está online e outra parte, presencial, no escritório.

Para isso, é importante pensar de antemão em algumas regras. Por exemplo: quem for ao escritório, quais protocolos de segurança deve seguir? Durante a reunião, a câmera nos computadores deve estar ligada? Se sim, deve-se avisar os funcionários com antecedência, para que se preparem.

Outro exemplo é ver se quem está no escritório irá participar do encontro a partir do próprio computador ou de uma sala de reunião, com um telão. Nesse caso, é importante orientar para que evitem conversas paralelas, que podem fazer com que os que estão remotamente se sintam excluídos.

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A escolha da plataforma, claro, também faz toda a diferença. Por isso, procure dar preferência para soluções que tenham recursos de acessibilidade, como transcrição automática da fala, para aqueles que tenham deficiência auditiva, por exemplo. 

Evite também usar muitas plataformas diferentes, que exigirão diversos acessos ao longo da jornada do trabalhador, gerando confusão e consumindo tempo.

O essencial, aqui, é escutar os colaboradores. Afinal, são eles que sentem na pele algumas escolhas da empresa em relação a equipamentos e ferramentas, e, portanto, podem dar insights valiosos.

4. Onboarding e offboarding: dois processos essenciais

Tão importante quanto pensar no onboarding é planejar seu evento contrário: o offboarding. Esse é o momento em que o funcionário deixa a companhia. 

É importante respeitar as mesmas etapas, quer a saída tenha sido voluntária ou não. 

Normalmente, o offboarding inclui uma entrevista de desligamento. Ela ajuda a entender como foi a experiência do colaborador na empresa. Nela, também esclareça sobre a rescisão e os benefícios a serem pagos e estipule uma data para a entrega dos equipamentos (como celular e notebook) e exame médico demissional.

Quando feito de forma estruturada e responsável, o offboarding contribui para melhorar a imagem da empresa. Afinal, um ex-funcionário é como um ex-aluno: ele pode sair falando bem ou mal da instituição para seus colegas.

Um bom offboarding também reduz o impacto negativo desse momento tanto para o funcionário que sai quanto para os que ficam. Ao perceber que o colaborador foi tratado com respeito também na saída, eles se sentem mais comprometidos com a empresa.

5. Case: o onboarding no Nubank

Funcionário do Nubank: startup contratou 78 pessoas em diferentes países fazendo o onboarding digital

O Nubank, uma startup brasileira de serviços financeiros, se tornou referência na integração de novos funcionários. Mas como é o onboarding de novos colaboradores no Nubank?

A Deborah Abi-Saber, líder do time de treinamento e desenvolvimento do Nubank, contou em um artigo como a fintech fez para receber 78 pessoas – de diferentes países – no meio da pandemia.

Segundo Deborah, o onboarding é como um rito de passagem, que marca o momento em que a pessoa passa a ser oficialmente parte do time.

Um dia inteiro

No Nubank, o onboarding acontece em um dia inteiro, apresentando ao novo funcionário a cultura e os valores da empresa, assim como alguns times com os quais ele irá trabalhar.

É nesse dia também que os funcionários, chamados de Nubankers, recebem o material de trabalho.

Para tornar esse momento especial, o kit de boas-vindas foi pensado com muito cuidado. A inspiração inicial foi nos brindes que eram enviados aos clientes: por que não fazer igual com os colaboradores?

O kit de boas-vindas

Deborah conta que cada um dos detalhes foi estudado e testado pela equipe de RH. Desde como seria abrir a caixa, como elas seriam enviadas e que itens iriam dentro. 

Think About# 1 Antes de mandar a caixa para os novos funcionários, faça o teste e monte uma caixa teste para ver como é abri-la. O efeito é bonito? Será que as coisas sairiam muito do lugar com o transporte? As cores estão representando a empresa?

No Nubank, além da camiseta e caneca, computador e adaptadores, os colaboradores receberam um passo-a-passo para configurar a máquina sozinhos.

O dia do onboarding

Outro cuidado para o dia do onboarding no Nubank foi pensar no fuso horário de cada um dos participantes, já que eles estavam em diferentes países e regiões do Brasil. 

Think About #2 A atenção a detalhes como esses passa uma mensagem muito importante para o novo colaborador: a empresa se importa com ele.

Na hora marcada, os novos colaboradores foram recebidos com um vídeo da Chief People Officer do Nubank, Renee Mauldin, dando as boas-vindas. 

Think About #3 Colocar os novos funcionários em contato com alguém da alta-liderança no primeiro dia é uma boa prática que ajuda a se sentirem relevantes e bem-vindos.

Depois, algumas atividades interativas foram feitas e os objetivos, propósitos e valores foram apresentados, assim como as ferramentas usadas no dia a dia.

Nesse momento, os participantes também tiveram a possibilidade de fazer perguntas e tirar dúvidas.

Think About #4: Quer o onboarding seja presencial ou online, abrir espaço para a interação e para a perguntas é sempre uma boa ideia.

Mas, como diz Deborah, o onboarding não acaba quando termina. A experiência do primeiro dia deve ser, justamente, um retrato do que cada um irá encontrar durante todo o tempo em que estiver na empresa.

Por isso, estar presente, ter a comunicação clara e ser acessível para os novos funcionários é tão importante quanto qualquer outro aspecto do onboarding.

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