Maior produtora de celulose do mundo centraliza dados de RH em portal que guia líderes e profissionais de recursos humanos rumo ao desenvolvimento estratégico

Em janeiro de 2019, a fusão de duas potências industriais resultou na criação da maior produtora de celulose do mundo. A Suzano Papel e Celulose e a Fibria, do Grupo Votorantim, uniram forças numa operação avaliada em 14,5 bilhões de dólares, segundo a Época Negócios, dando origem à Suzano S/A.

A similaridade de perfil entre as duas empresas permitiu uma série de sinergias, especialmente nas áreas de cultivo florestal e logística. Estima-se que, apenas nessas áreas, a economia anual da nova empresa chegava a 1 bilhão de reais quatro anos atrás. Rapidamente, os ganhos de eficiência se estenderam à gestão de pessoas.

Com a formação da nova Suzano, surgiu a denominação de Gente & Gestão para a área de recursos humanos, com o objetivo de operar com um modelo estruturado capaz de atender a uma realidade ampla e complexa.

Segundo Henrique Weeck, gerente de RH da companhia, a estruturação era necessária não apenas porque o alinhamento de processos trazia ganhos operacionais, mas, principalmente, porque a organização passou a contar com mais de 20.000 funcionários após a junção com a Fibria.

“Partimos de realidades de processos e informações bastante distintas e a união das empresas nos mostrou que a harmonização de informações seria um elemento chave para o sucesso do negócio. Portanto, deveria ser prioritária na fusão”, diz Henrique, à frente do projeto Portal de People Analytics, que pôs o funcionário no centro da estratégia da companhia por meio do uso de dados.

O movimento de people analytics na Suzano nasceu da necessidade de apoiar o novo modelo de Gente & Gestão e preencher uma lacuna na gestão estruturada e avançada de pessoas com o apoio estratégico de dados.

O caminho

Para construir uma nova base de dados de RH e estruturar uma célula estratégica, foi criado um squad com profissionais da área de Gente & Gestão e de tecnologia. Esse squad, chamado de Time People Analytics e que tem Henrique como dono de projeto, pertence à Governança de Gente e Gestão.

A célula foi projetada para desenvolver, de forma gradual e alinhada às necessidades do negócio, uma plataforma e um conjunto de informações e indicadores que otimizassem a gestão de pessoas. Utilizando uma solução de Business Intelligence, a implementação do Portal de People Analytics da Suzano incluiu a estruturação das bases de dados, automatização de conexões do software de Gestão do Capital Humano (HCM), e integração com os sistemas legados, fazendo surgir um repositório único de dados.

O projeto incorporou conceitos de gestão de mudanças e employee experience, adotou metodologias ágeis e, para seu progresso, utilizou entregas de MVP (Minimum Viable Product) – como uma versão teste feita com o mínimo de recursos possíveis.

Além disso, o squad seria responsável por fornecer suporte estruturado, recorrente e confiável para as operações de Gente & Gestão, e mais as interfaces da área com o negócio. Isso incluia, por exemplo, capacitação de usuários, criação de comunidade interna de analytics, medições recorrentes de evolução de cultura data driven e NPS, e mais adequações da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

O propósito final do Portal de People Analytics da Suzano era a democratização dos dados para a liderança, considerando o início de um movimento de self-service analytics e, mais tarde, de soluções preditivas.

A plataforma foi desenhada para reunir informações e indicadores estratégicos para gestores de toda a empresa e para os profissionais de Gente & Gestão, de forma a apoiá-los no gerenciamento das equipes, nas tomadas de decisão e nas operações entre times – principalmente, nas relações entre a área de gente e os departamentos mais próximos ao negócio da companhia.

“Atualmente, temos mais de 1.400 gestores que são usuários diretos do painel de liderança no portal, além de todos os profissionais da área de Gente & Gestão, algo em torno de 250, que usam diariamente o Portal de People Analytics em suas rotinas de trabalho, em suas análises e desenvolvimento de insights, na gestão de metas e indicadores e também na interação com os clientes do negócio”, diz Henrique.

Aqui, outra “sinergia” acabou sendo bem-vinda: por coincidência, tanto a Fibria quanto a Suzano se encontravam em fases embrionárias no uso de dados como ativo estratégico de RH. Isso permitiu que a “nova Suzano” estivesse toda na mesma página para iniciar o processo de mudança de mindset.

A mudança de mentalidade é um processo precedido, ou mesmo disparado, já em 2019 pelo projeto HRx, lançado para transformar o modelo de RH em vigor na época. O HRx implementou a cultura ágil, da estruturação por jornadas e dos dados como guias para a eficiência. O passo seguinte foi estabelecer uma área de governança para orientar e apoiar a gestão, conectando iniciativas e ações à estratégia do negócio, sem perder o foco em resultados e na sustentabilidade da empresa.

Resultados

Por meio do Portal de People Analytics, a Suzano conseguiu padronizar e automatizar processos e dados, aumentando a produtividade e a velocidade nas tarefas transacionais. Isso elevou a qualidade das análises, interações e insights, permitindo uma visão mais sistêmica e soluções abrangentes.

Com o painel, a empresa monitora de perto seus compromissos com diversidade, equidade e inclusão, bem como as jornadas de trabalho, evitando excesso de horas extras e minimizando custos e riscos.

Além disso, a companhia consegue mapear riscos de saídas de talentos e de profissionais que ocupam posições críticas; gerir o turnover por meio da qualificação de dados de saídas; melhorar a retenção de recém-contratados; cobrir posições por aproveitamento interno e ainda criar um mapa de sucessão. Todos esses são exemplos de melhorias alcançadas com o Portal de People Analytics da Suzano.

Os ganhos, diz Henrique, são sentidos no dia a dia da companhia, em diversos níveis. “Temos influência em produtividade, padrões de gestão, agilidade da organização”, afirma. Afinado pelo uso de dados, o time de Gente & Gestão tem sido mais assertivo em seus movimentos, ganhando tempo para cuidar das pessoas e ampliar suas potencialidades – um ganho geral da organização. Assim, pode desenvolver quem deseja crescer e ajudar a reter quem não se quer perder. 

Nos últimos anos, vários indicadores apresentaram resultados positivos no Portal de People Analytics da Suzano: o número absoluto de mulheres na organização mais que dobrou (crescimento de 108% de 2019 a 2023), com um aumento de 5,3 pontos percentuais na presença delas na liderança (de 2020 a 2023) e um aumento de 2,4 pontos percentuais de negros entre os líderes.

Diante dos desafios apresentados pela chegada da Fibria aos dados, pode-se dizer que a Suzano transformou a fusão em um grande negócio para as pessoas.

Think & Do

Dicas para desenvolver um projeto de people analytics na sua empresa

. Planeje o processo em todas as suas etapas: É crucial planejar o processo em todas as suas etapas. Estabeleça uma governança robusta para o modelo, considerando as jornadas e os times diretamente envolvidos, como a equipe de TI;

. Monte uma equipe azeitada: Forme uma equipe que possua conhecimento sistêmico, curiosidade, resiliência e um sólido alicerce tecnológico. Uma equipe bem integrada é fundamental para o sucesso do projeto;

. Mantenha a ambidestria: Mantenha uma visão equilibrada do presente e do futuro. Isso é essencial para a co-construção de produtos que atendam efetivamente às necessidades e respondam aos problemas de negócio;

. Invista em capacitação e comunicação: Invista no desenvolvimento de uma cultura orientada por dados. Isso requer um forte investimento em capacitação e comunicação eficaz.