A automação gerou economia de 3,7 mil horas e R$ 295 mil por ano à empresa, além de reduzir erros em processos como o da folha de pagamento

Na Petz, rede de varejo pet, o setor de Recursos Humanos (RH) enfrentava desafios operacionais. Responsável por atender 7,5 mil funcionários em quase 270 lojas e três centros de distribuição, o RH lidava com alto volume de tarefas repetitivas e erros recorrentes em processos críticos, como a folha de pagamento.

Em um segmento onde o custo com pessoal representa até 60% das despesas operacionais, a área buscava soluções que aumentassem a produtividade e a eficiência, atendendo às demandas da liderança.

“O RH do setor de varejo é sempre complexo, tem regras específicas, exigindo ferramentas internas e muita customização, o que eleva custos e consome tempo”, afirma Ronaldo Commans, gerente sênior de RH da Petz, que completa: “Nosso desafio era otimizar esses fatores sem necessariamente reduzir pessoal, mas liberando tempo para que as equipes se dedicassem a tarefas mais estratégicas”. 

O caminho

A iniciativa de automação começou em 2023, após um diagnóstico que mapeou detalhadamente os processos internos, a partir de um brainstorm entre os times para identificar gargalos de tempo e custo. 

Cada processo foi desenhado em fluxos, com número de envolvidos, áreas participantes e volume de execução, gerando uma espécie de ROI (retorno sobre investimento) por tarefa. A partir disso, os processos foram classificados conforme seu potencial de automação.

O passo seguinte envolveu o uso da ferramenta Evope, instalada nos computadores da equipe de gestão de pessoas. A ferramenta rastreava ações como abrir planilhas, copiar e colar dados, enviar e-mails — tudo contabilizado para identificar atividades que não agregavam valor e poderiam ser automatizadas.

Com base nesses dados, a empresa desenvolveu soluções que usam tecnologias como Python e Power Apps, criando uma central de robôs internos. Chamados de “colaboradores digitais”, eles passaram a executar tarefas rotineiras sob supervisão humana:

• Folha de pagamento: scripts para cálculos de rescisão, conferência de sindicatos e verificação de pisos salariais;
• Relatórios: geração de relatórios sobre kits de demissão, homologações, admissões e benefícios; 
• E-mails e notificações: envio automático de documentos e validação de atestados médicos.

Resultados

Os impactos ficaram visíveis já nos primeiros meses de implantação. Em 2024, a automação economizou 3,7 mil horas de trabalho e 295 mil reais. A empresa encerrou nove posições operacionais, enquanto dois profissionais passaram a se dedicar exclusivamente à criação de novos processos automatizados.

A redução de erros também levou à queda nas reclamações dos funcionários. Além disso, os robôs começaram a cruzar dados de endereço dos profissionais com suas unidades de trabalho, sugerindo realocações que diminuem custos com vale-transporte e melhoram a qualidade de vida.

A mudança cultural foi essencial. Commans conta que, no início, houve resistência natural, mas logo os times passaram a confiar nos “colaboradores digitais”.
“O robô não substitui a responsabilidade das pessoas. Ele facilita, mas exige governança e uma nova forma de pensar o trabalho”, afirma.

O gerente reforça que as horas ganhas podem gerar inovação: “Cabe aos líderes e equipes buscar novos projetos e atividades estratégicas. O tempo liberado precisa gerar excelência.”

THINK & DO

As dicas da Petz para os RHs criarem projetos de transformação digital com robôs:

• Oriente-se por dados. Tenha uma base de dados robusta para entender os pontos que precisam de desenvolvimento e onde os robôs poderão atuar. A atuação deles precisa ser estratégica e com propósito. 
• Treine as pessoas. Elas precisam entender que o robô não trabalha sozinho e que continuam responsáveis por aquelas tarefas. Cabe a elas governança e senso crítico.
• Integre RH e TI. As duas áreas devem ser parceiras, ter sinergia e estar em constante troca para promover atualizações e correções.