Saiba como a ferramenta de people analytics ajudou a Cogna a centralizar informações de 24 mil funcionários, melhorar a segurança dos dados e tornar o RH mais estratégico

Até 2020, a Cogna, o maior grupo educacional do Brasil com 24.000 empregados, enfrentava um desafio significativo em termos de gestão de dados de pessoas.  A empresa não possuía uma infraestrutura adequada para armazenar e compreender as informações relacionadas aos funcionários em diferentes etapas de sua jornada na companhia, desde o recrutamento e seleção até a gestão de desempenho.

Muitas dessas informações estavam dispersas em planilhas de Excel, o que, como observa Priscila Rodrigues Pereira, gerente de people analytics, apresentava uma limitação técnica considerável ao se trabalhar com um arquivo com pelo menos 24.000 linhas. Além disso, os dados estavam espalhados por diferentes programas que não se comunicavam entre si. Por exemplo, um programa armazenava as informações da avaliação de desempenho, mas não estava integrado a nenhum outro processo de gestão de pessoas.

Essa descentralização dificultava a compreensão dos resultados das práticas de recursos humanos, como processo seletivo, onboarding e gestão de desempenho, entre outros.

O grupo Cogna, resultado da aquisição de várias empresas, também tinha um legado de sistemas utilizados pelos negócios incorporados. Para se ter uma ideia, hoje a companhia possui 17 sistemas diferentes. “Quatro anos atrás, nos deparamos com esse cenário e a dificuldade de ter os dados mais importantes sobre nossos times na ponta da língua”, diz Priscila.

Portanto, a estruturação dessa base de dados tornou-se algo essencial para a empresa.

O caminho  

O desafio técnico enfrentado pela Cogna envolvia a integração de diversos sistemas a partir de uma base sólida. “Seria como construir um prédio sobre bases de palafitas. Isto é, qualquer mudança de um cadastro, uma mudança de coluna de lugar, traria problemas”, afirma a gerente. 

No entanto, a Cogna já estava se preparando para uma transformação digital, liderada pelo então vice-presidente de recursos humanos Fábio Lacerda. O RH já contava com uma equipe de projetos capaz de atuar como uma ponte, traduzindo as necessidades do negócio para a criação de um novo sistema.

Para desenvolver a ferramenta de análise de dados de recursos humanos (people analytics), a equipe realizou vários testes de usabilidade que envolveram cerca de 200 líderes da empresa. Foi assim que nasceu o People Radar, uma ferramenta de business intelligence com armazenamento de dados na nuvem.

Com uma interface amigável e visualização intuitiva, o People Radar faz todos os antigos sistemas conversarem, facilitando o acompanhamento das informações dos funcionários da Cogna.

Atualmente, o People Radar consolida informações de Recrutamento e Seleção, Gestão de Desempenho, Onboarding, Remuneração, Benefícios, Diversidade, Experiência do Funcionário e Contingências Trabalhistas. No total, são 32 indicadores disponíveis para consulta, com atualizações diárias ou na frequência de cada processo.

O desenvolvimento do People Radar da Cogna levou nove meses e foi lançado no final de 2020. Priscila destaca que o People Radar é uma ferramenta viva que, nos três anos de uso, já passou por várias atualizações. “As revisões atuais acontecem com mais velocidade porque a base foi bem feita”, afirma Priscila.

Resultados

Com a implementação do People Radar, a Cogna experimentou uma série de benefícios significativos. Segundo Priscila, a prática de atualização manual mensal de relatórios foi substituída, resultando em dados mais confiáveis e seguros, além de uma redução no retrabalho.

A centralização das informações dos funcionários em uma única ferramenta permitiu ao RH trabalhar na construção de análises mais estratégicas e avançadas, incluindo modelos de predição, correlações e identificação de padrões e tendências. O painel simplificado do People Radar também permite que as lideranças com menos experiência em análise de dados possam compreender as informações facilmente.

Outro avanço significativo foi a possibilidade de criar diferentes perfis de acesso. Embora a área de RH tenha acesso a todas as informações, cada líder pode ver apenas os indicadores de sua própria equipe, garantindo uma maior segurança das informações. “Por exemplo, os dados sobre salários, que já eram ocultos nas ferramentas anteriores, agora estão ainda mais protegidos”, diz Priscila.

Todos os líderes ganham acesso ao People Radar imediatamente após assumirem suas funções, sem a necessidade de qualquer solicitação. Se houver uma mudança em uma equipe hoje, a informação estará disponível para o gestor da área no dia seguinte. “No início de cada mês, todas as lideranças recebem um lembrete para consultar o People Radar”, diz Priscila. “Não é mais possível para a liderança dizer que não tem acesso aos números.”

O People Radar tornou o RH da Cogna mais estratégico. “Só conseguimos mostrar que as políticas são eficazes e que as ações geram resultados se pudermos quantificar em números. Para o nosso negócio, isso é essencial”, afirma a gerente.

Em uma pesquisa interna realizada em maio de 2023, aproximadamente 70% dos respondentes avaliaram a navegação no People Radar como boa ou muito boa, demonstrando a eficácia e a aceitação da ferramenta.

THINK & DO

Dicas para a construção de um sistema de people analytics

• Construa protótipos. Essa é uma maneira eficaz de testar uma ferramenta antes de colocá-la em produção. Como Priscila recomenda, “antes de mobilizar os times, faça testes baratos”;
• Tenha uma equipe especializada para desenvolver ferramentas. A construção de uma estrutura de dados mal feita pode causar mais problemas do que benefícios. Para evitar esse risco, é essencial ter uma equipe de desenvolvedores dedicada a desenvolver projetos para o RH. É importante que eles mantenham contato com a equipe de TI para garantir que questões como a segurança dos dados não sejam negligenciadas;
• Conheça bem seu cliente interno. É preciso entender qual é a principal dor do seu cliente. Suponha que seja reduzir o turnover, não adianta entregar algo que não atenda a essa necessidade e que traga outras funcionalidades que ele não sabe para que servem. Priscila enfatiza: “É preciso trazer o cliente interno para dentro do projeto. Ouvi-lo e colocá-lo para testar. Afinal, ele é quem vai usar a ferramenta”.