Ao digitalizar os processos de atração, recrutamento e seleção, o hospital realizou em duas semanas o que normalmente levaria quase 100 dias

Não bastasse ter de lidar com um vírus até então desconhecido, o Hospital Israelita Albert Einstein tinha outra questão gigante em mãos: atrair, recrutar e contratar 1 mil funcionários para atuar na linha de frente da covid-19 – 500 para o quadro próprio e outros 500 para o Hospital de Campanha do Pacaembu, construído e gerido pelo Einstein, em São Paulo.

Como se a quantidade de gente não fosse suficiente para ilustrar a dimensão do desafio, essas contratações precisariam acontecer em tempo recorde, já que os pacientes não podiam aguardar. Além disso, da primeira à última etapa, o processo tinha de ser seguro para os candidatos e para os funcionários da área de atração, seleção e diversidade, que estavam trabalhando remotamente em função da pandemia.

 Até então, o RH do Einstein não possuía um processo de seleção online. Gerente da área, Priscila Surita estava testando um algoritmo para ajudar na triagem de currículos e pensando em adotar uma ferramenta digital de análise do perfil de candidatos. Mas a possibilidade de migrar a prova escrita, que os profissionais fazem para ingressar no hospital, para um modelo online havia sido vetada pela diretoria em novembro de 2019, pouco antes de o novo coronavírus explodir no mundo.

 A maior parte das 1 mil posições abertas era para profissionais de enfermagem. Havia também oportunidades para médicos, fisioterapeutas, farmacêuticos e auxiliares, entre outros. Preencher todas essas vagas era algo que levaria 96 dias, conta Priscila.

O Einstein não tinha esse tempo: precisava selecionar os profissionais, que começariam a trabalhar entre os meses de março e abril de 2020, em apenas duas semanas. Isso exigiria, pelo menos, mais 35 funcionários na equipe de 22 pessoas liderada pela executiva.

Meio do caminho

A proposta de automatizar e digitalizar a seleção nasceu no comitê de crise do RH, montado no começo da pandemia. Priscila criou oito squads (grupos) especialmente para a missão, cada um com uma função: digital, triagem, agendamento, entrevistas, painel de vagas, formalização, admissão e treinamento.

 Tudo começava no squad digital, que reunia profissionais de fornecedores terceirizados, do RH e de tecnologia do hospital. Esse grupo foi responsável por migrar as etapas seletivas do modelo presencial para o virtual, a definição das ferramentas mais adequadas, e a solução para possíveis episódios de instabilidade dos sistemas no começo da operação.

 O squad de triagem, que hoje foi substituído por um algoritmo, fazia a seleção de currículos recebidos pelo hospital. O grupo teve ajuda de 50 alunos de medicina da graduação do Einstein que se voluntariaram para a tarefa – jovens que analisaram nada mais nada menos que 248.056 currículos de candidatos.

 A montagem das salas para a realização das provas e das turmas de entrevistas ficou por conta do squad de agendamento. Uma das principais preocupações do Einstein, a prova online, foi cercada de cuidados. As questões eram cronometradas e uma ferramenta de inteligência artificial monitorava se o candidato saía da tela da prova para acessar alguma outra coisa no computador. Uma vez finalizados os testes, os dados eram tabulados pelo próprio sistema.

 Já as entrevistas propriamente ditas foram realizadas por uma equipe multifuncional, com pessoal de RH e especialistas das áreas de enfermagem e apoio assistencial. Uma curiosidade, segundo Priscila: o grupo teve ajuda de funcionários de outros departamentos do próprio Einstein, de alunos de medicina do hospital e de 66 voluntários externos. Ao todo, 202 pessoas viraram RH por um dia.

 Até gestores de áreas do hospital que se viram com baixa demanda durante a pandemia, como o centro cirúrgico e o pronto socorro, se ofereceram para entrevistar os candidatos. O mesmo fizeram outras companhias e consultorias de recursos humanos – sem nenhum custo para o Einstein. “A Latam colocou sua equipe de RH à nossa disposição, para colaborar nas entrevistas”, conta a executiva. “Até pelo LinkedIn nós fomos contatados por profissionais de RH de Toronto e Nova Iorque que, sabendo do nosso desafio, resolveram ajudar.”

 No squad painel de vagas, uma pessoa ficou responsável por receber os resultados das entrevistas e alocar os profissionais aprovados nas vagas. No de formalização, o grupo enviava cerca de 150 propostas por dia, digitalmente. Antes da pandemia, isso era feito por telefone e o máximo que o hospital conseguia era formalizar 50 contratos diariamente.

 Tirar dúvidas, cobrar documentação, cuidar da assinatura do contrato de trabalho e outras questões relacionadas ao onboarding era função do squad de admissão. Por fim, o de treinamento – única fase presencial do processo – era responsável por treinar os profissionais com foco nos pacientes de covid-19 e em protocolos de segurança. Customizado para o novo coronavírus, o curso do Einstein para novos funcionários passou de cinco para três dias durante esse período.

Resultados

“Evoluímos cinco anos em um”, afirma Priscila, acrescentando que “não há como retroceder na seleção online”. Segundo a executiva, o Einstein está aprimorando o processo, buscando novos avanços e soluções. No futuro, poderá até adotar um modelo híbrido de recrutamento e seleção, com entrevistas presenciais para cargos de alta liderança, que conversam com o CEO, por exemplo.

 Os números explicam o porquê de o hospital não voltar mais atrás. Hoje cada analista de RH consegue conduzir de 60 a 70 vagas. Antes, esse número girava entre 30 a 35 vagas. “E isso sem sobrecarga de trabalho”, diz Priscila.

 Em 2019, o Einstein preencheu 4.150 vagas. No ano passado, foram 7.132. É claro que, sem pandemia, a demanda por profissionais era menor. Ainda assim, o número de 2020 impressiona, principalmente levando-se em conta que a equipe de atração, seleção e diversidade não aumentou de tamanho.

 Essa equipe, em todo o ano de 2019, aplicou cerca de 11 mil provas escritas presenciais. No ano passado, foram enviados, em apenas duas semanas, 26 mil links para as provas online. “Aplicar provas presenciais para preencher 1 mil vagas era algo que exigiria 36 profissionais do RH”, afirma a gerente.

 As atividades de impressão de provas, correção e tabulação de dados poderiam ocupar um ano de trabalho de um estagiário. Com esses passos automatizados, os estagiários puderam assumir outros processos, se concentrar na comunicação do programa Jovem Aprendiz e participar de entrevistas junto com os analistas.

 A automação da seleção também trouxe outras vantagens para o dia a dia de recursos humanos. Hoje, é possível facilmente mudar as provas escritas, caso determinado cargo apresente uma rotatividade fora do normal. “Assim como basta um clique para sabermos quantas vezes um profissional se candidatou a processos de recrutamento interno”, conta Priscila.

Uma vez que as informações dos candidatos estão centralizadas em um único sistema, acabou a necessidade de espaço físico para arquivamento dos processos de seleção. Não dá para dizer, porém, que a prática ficou mais barata, pois agregou novos fornecedores.

 Mas, sem dúvida, houve economia de tempo de profissionais que antes faziam funções mais burocráticas, como grampear provas escritas. “Hoje, esse analista pode se concentrar em tarefas realmente de análise”, afirma a gerente. O Einstein conseguiu executar toda uma automação sem eliminar empregos, uma das principais preocupações de trabalhadores e profissionais de recursos humanos − e ainda aproveitou melhor sua mão de obra.

Think & Do

Três pontos essenciais para o sucesso

• Dar autonomia para a equipe sugerir formas de desburocratizar os processos e estar aberto à inovação;
• Esquecer as comparações com o que era feito anteriormente. As necessidades de agilidade exigem novas soluções;
• Não perder de vista que a transformação é digital, mas a conexão entre as pessoas é humana, só o robô não basta – ele precisa de um funcionário que entenda o processo para alimentá-lo de conhecimento, avaliar seu desempenho constantemente e interceder em eventuais falhas da máquina.