Por meio de reuniões semanais com a alta liderança, o RH se tornou mais orientado por dados e ganhou apoio para investimentos e iniciativas

Por Bárbara Nór 

No final de 2021, a área de recursos humanos da Gok, consultoria de inovação digital, passou por uma situação inusitada. Por conta da saída de duas pessoas da equipe, incluindo a head de RH, o time se viu, de repente, obrigado a se autogerenciar. 

Para tornar o desafio ainda maior, todos os cinco membros do departamento eram novos na companhia – quem tinha mais tempo de casa era quem havia, justamente, acabado de sair. E, por fim, estavam todos no trabalho remoto.

Como, então, coordenar o trabalho e garantir que as ações de gestão de pessoas continuariam sendo estratégicas e em sintonia com as necessidades da empresa? Essa era uma das preocupações do time, que se reunia nas dailys, reuniões diárias do método ágil. Nelas, eles buscavam dividir informações e tarefas do dia a dia.

Mas, logo, as limitações foram sendo sentidas. “A gente viu que, com essas mudanças, muitos processos ficaram soltos”, diz Thainan Ortega, analista de people experience na Gok. “Faltava, inclusive, entendermos melhor o funcionamento da cultura organizacional, já que éramos todos recentes na organização.”

Outro ponto era a necessidade de aprovar determinados projetos junto à liderança da empresa – na falta do líder de recursos humanos, às vezes, a equipe precisava buscar o CEO, Cristiano Kanashiro, para discutir algumas ideias. Mas o que o grupo percebeu era que faltava um diálogo mais contínuo e alinhado.

O caminho

Foi em uma daily que uma das integrantes do RH teve a ideia de propor um acompanhamento mais estruturado junto a Cristiano. “A gente viu que fazia super sentido, até porque ele já nos procurava também para perguntar sobre alguns resultados de pesquisa de clima, sobre mensagens de funcionários”, diz Thainan. “Então, foi uma forma de nós levarmos para ele esses temas, e pautarmos o CEO, em vez de ele nos pautar.”

Agora, a ideia era se encontrar semanalmente com o executivo, para dividir com ele dados da pesquisa de pulso, de turnover, de vagas que estavam sendo trabalhadas e dificuldades que os funcionários estavam tendo com determinados clientes. O projeto foi aceito pelo líder – e ganhou o nome de Checkpoint Semanal.

Mais do que simplesmente compartilhar informações, essas reuniões eram uma forma também de tornar a atuação do RH mais coesa. “A ideia era fortalecer a cultura do time de pessoas e entender a fundo quais seriam as melhores ações a serem tomadas”, diz Thainan. “E, ao mesmo tempo, entender a perspectiva do CEO, que passava a visão dele, o que já tinha dado certo no passado e o que não tinha funcionado.”

Nessas conversas, são desdobradas ações de retenção, engajamento, recrutamento e seleção, fortalecimento da cultura e da marca empregadora. Além disso, junto com a perspectiva de negócios do CEO, o time de RH consegue entender melhor quais competências precisam ser desenvolvidas e quais equipes podem ser remanejadas, além de garantir o apoio do líder para mudanças na remuneração e pacote de benefícios. 

Segundo Thainan, o tema das reuniões pode variar de acordo com as necessidades da empresa. Para se preparar para os encontros, o RH faz antes uma reunião sozinha, para discutir o que seria mais relevante de compartilhar. Depois, prepara uma apresentação para conduzir a conversa com o executivo.

O programa da Gok foi finalista do prêmio Think Work Flash Innovations de 2022 na categoria people analytics.

Resultados

Um dos primeiros reflexos do Checkpoint Semanal foi o fato de que a iniciativa obrigou o RH da Gok a se tornar ainda mais orientado por dados – e a centralizar informações de forma clara. 

As reuniões constantes e a necessidade de fazer apresentações de forma objetiva para o CEO fizeram, por exemplo, com que fosse estabelecido um dashboard interativo com todos os dados e métricas, que podem ser acompanhadas em tempo real. 

Além disso, as ações do time de pessoas se tornaram mais conectadas com as necessidades reais do negócio e da estratégia. “Sempre ao propormos ações, o CEO já dá um feedback e um direcionamento”, diz Thainan. A própria equipe de RH também ficou mais próxima. “A gente discute tudo em conjunto, todo mundo traz opiniões, criamos uma sinergia muito grande”.

Por sua vez, o CEO conseguia ver, na prática, os resultados de investimentos e iniciativas da área de pessoas, o que garantiu que ele desse ainda mais apoio para os projetos do setor. “Com certeza ele também passou a ter clareza do quão estratégico o RH é nas decisões”, diz Thainan. “Realmente esses encontros trouxeram uma integração.”

O contato próximo do CEO com o RH, por exemplo, garantiu que ele apoiasse a implementação de mais cinco benefícios, como TotalPass (de academia), auxílio educação, recesso de família e prolongamento do recesso para funcionários que tenham filhos. 

Outra das ações que vieram desses encontros foi a reestruturação do time da liderança e a necessidade de treiná-la. Não havia muita clareza sobre qual o papel da gestão, com excesso de cargos como tech lead, scrum master e coordenador.

Com isso, os funcionários muitas vezes se viam perdidos sobre para quem deveriam reportar e tirar dúvidas. “Mostramos esse feedback para o CEO e conseguimos apoio dele para reestruturar isso”, diz Thainan.

Além disso, o RH também ganhou o aval para a renovação do contrato com a prestadora de serviços de diversidade e inclusão. “O CEO viu todas as ações que estávamos desenvolvendo e a importância de ter uma consultoria especializada no tema para orientar.”

Na ponta, os resultados também são sentidos. Segundo Thainan, o turnover diminuiu de forma relevante e o engajamento aumentou. “Percebemos também as equipes da empresa muito mais alinhadas, com mais entrosamento”, diz. 

THINK & DO

• Seja objetivo. Em reuniões com alta liderança, é importante levar dados, métricas e informações factíveis. “Eles são sempre muito atarefados, é preciso ser claro e direto”;
  
  
• Proponha ações. Thainan diz que o RH sempre chega para as reuniões com o problema e com a proposta de ação para atacar aquela questão. Além de tornar o processo mais eficiente, o RH garante o protagonismo;
  
  
• Mantenha a comunicação em dia. Para funcionar, a equipe de RH precisa conversar entre si. Por isso, foi essencial manter as reuniões do setor e o acesso facilitado a informações para todo mundo.