Transformação digital do Grupo Memorial reduziu o custo dos processos de RH em até 400% e o tempo de execução de tarefas em 90%

Por Fernanda Vasconcelos

Uma empresa familiar, tradicional e de um ramo pouco afeito a interesses externos, o Grupo Memorial, que atua no setor cemiterial funerário, estava parada no tempo. Até dois anos atrás, usava papel em todas as suas áreas e levava semanas para executar tarefas que poderiam ser feitas em minutos. Era preciso evoluir.

Foi quando Leonardo Pavan, head de estratégia e marketing, entrou em campo para automatizar e digitalizar as rotinas da companhia. O resultado foi ganho de tempo, de escala e economia de papel. 

O grupo tem 15 unidades divididas em sete empresas, que atuam como funerárias, cemitérios tradicionais e verticais, crematórios e seguradoras funerárias. Fundada há 42 anos, a companhia passou a ter uma gestão profissional há apenas cinco, quando um conselho de administração e um compliance foram constituídos. Nesse momento, as novas lideranças perceberam que as operações eram arcaicas e que o gasto de papel beirava o absurdo. 

“Nesse período, notou-se que os funcionários tinham benefícios, planos de saúde e salários diferentes em cada unidade. Era preciso estruturar processos e criar uma isonomia de cargos e salários e foi isso que começou a ser feito”, conta o executivo. 

Quando Leonardo entrou, três anos após o início da profissionalização, focou no setor de gestão de pessoas. “Tínhamos oito profissionais, 5% do quadro geral da empresa, que passavam horas sobrecarregados, imprimindo papel e refazendo coisas inúteis. ”

A gestão de ponto, por exemplo, levava cerca de três dias, porque dois trabalhadores olhavam o cartão de todos os trabalhadores e corrigiam erros manualmente. A assinatura de documentos levava até uma semana, entre enviar malotes para outra unidade, chamar o funcionário, obter a assinatura, devolver à chefia e enviar de volta. Além de tudo, eram gastas 2.500 folhas de papel ao ano nesse processo.

Solução

“Por experiência, eu sabia que contratar um sistema de gestão pronto e grande não fazia sentido para um grupo do porte da Memorial. Então, optamos por adquirir soluções específicas, escalonáveis e que pudessem ser interligadas”, conta Leonardo. 

O primeiro sistema foi o Convenia, que permitiu a migração para nuvem de todo o controle documental, meios de comunicação e oferta de material institucional. “Agora, o trabalhador pode atualizar seus dados e acessar todos os documentos com poucos cliques. Temos um sistema que faz a gestão de férias, benefícios, salários e etc., além de uma biblioteca de dados dos funcionários”, afirma. 

Aos poucos, a empresa migrou a folha de pagamento também para o Convenia, integrando os processos de pagamento aos de gestão de quadro pelo próprio portal. Somente nesse ponto, a economia de tempo para transmissão de informações foi de 40%. 

O próximo passo da automação e digitalização foi a adoção da plataforma Clicksign, que permitiu ao RH trabalhar com os gestores de cada área sem qualquer papel, seja para envio de documentação, assinatura, autorização ou armazenamento de documentos. 

Depois desses dois sistemas, o grupo implementou o Ponto Mais, um software digital com marcação de ponto via celular ou computador, que permite aos gestores fazer ajustes quando necessário. Assim, foram eliminados os relógios de ponto físicos. 

Ao mesmo tempo, a companhia criou a “Central Digital do RH do Grupo Memorial”, com a oferta de links de interesse para que cada área execute fluxos com o departamento pessoal e elabore listas de transmissão automatizadas. “Aqui também todas as aprovações são eletrônicas e os documentos sempre assinados dentro dos prazos”, comenta Leonardo. 

Por fim, a empresa instalou o Ave CLT!, que faz cálculos de comissões utilizando algoritmos automatizados, e a Flash Benefícios. O que antes levava três dias, passou a ser feito em 15 minutos. 

O programa do Grupo Memorial concorreu ao prêmio Think Work Flash Innovations de 2022 na categoria transformação digital.

Resultados

Com todas essas iniciativas, o tempo de execução de várias tarefas do RH do Grupo Memorial caiu em 90%. Além disso, os funcionários do departamento, que agora são dois, ficam dedicados a políticas de interesse dos trabalhadores e não mais na mera execução de processos. 

“Praticamente eliminamos as tarefas braçais do time, reduzimos diversos custos derivados da ineficiência dos processos, que são difíceis de mensurar, e garantimos o mais alto nível de segurança com os dados pessoais e sensíveis dos nossos profissionais”, afirma Leonardo. 

Além de tudo isso, a empresa, que tem por objetivo uma pegada de carbono zero, praticamente eliminou o uso de papel pelo RH. 

“Cada sistema desse tem um custo, mas os gastos antes eram quatro vezes maiores”, finaliza ele. O executivo afirma que o processo de automação do grupo deve continuar em outras áreas. 

THINK & DO

• Estude os processos de forma crítica. Para Leonardo, o mais importante não é estudar o que cada departamento faz, mas por que o faz. “Há muita burocracia por burocracia nas empresas, porque um antigo gestor pediu algum processo. É preciso rever cada detalhe dos departamentos antes de digitalizar tudo.”

• Escolha soluções separadas. Normalmente, as companhias procuram um provedor único de sistema, mas às vezes são soluções muito caras, engessadas e obrigam as companhias a ficarem presas no pós-venda. “Ferramentas menores são melhor dimensionadas e uma equipe mínima consegue integrá-las”, recomenda Leonardo.   

• Comunique-se com os departamentos. Quem vai usar as soluções compradas pelo gestor são as diversas áreas, por isso é preciso conversar com os funcionários de cada uma delas e mostrar as vantagens da solução. “Existe um período de inflexão das pessoas, que ficam desconfortáveis com novos processos e com o desconhecido. Mas depois a curva de aprendizagem se estabiliza e o ganho de produtividade vem”, ensina o executivo.