Com a Universidade Totvs em Rede, o número de horas de treinamento por pessoa evoluiu de 23 horas para 34 horas em dois anos

Em 2019, a Totvs, uma empresa brasileira de tecnologia, encontrou-se diante de desafios significativos em sua universidade corporativa. A plataforma online, dedicada a oferecer aulas e conteúdos tanto para seu público interno quanto para uma ampla gama de clientes – desde empresas até indivíduos, estava enfrentando obstáculos que exigiam uma solução inovadora.

A empresa percebeu que, desde a adoção da metodologia ágil, a documentação do conhecimento estava sendo negligenciada em várias equipes. Isso resultou em um gap histórico na construção de conteúdo. Além disso, os multiplicadores de conhecimento estavam encontrando dificuldades em equilibrar suas atividades diárias com o papel de multiplicar o conhecimento em sala de aula.

Os custos associados às ações de captação e ao desenvolvimento de cursos, tanto presenciais quanto virtuais, não paravam de subir. Ao mesmo tempo, era necessário construir materiais de conhecimento técnico na velocidade que o negócio exigia – com novos releases de linhas de software e produtos sendo divulgados a cada seis meses.

A Totvs identificou que não havia no mercado uma solução pronta, que oferecesse uma opção sustentável para treinamento e desenvolvimento em grande escala.

Diante dessas questões, a equipe responsável pela Universidade Totvs percebeu que precisava desenhar um modelo educacional inovador e diferenciado.

O caminho

Em resposta ao cenário enfrentado, a Totvs propôs uma solução inovadora: a Universidade Totvs em Rede. Rafael Rodrigo da Silva, coordenador da universidade corporativa, explica que a ideia surgiu no início de 2020, pouco antes do início da pandemia de covid-19.

 A área de recursos humanos começou a conceber um modelo educacional em rede que aproveitasse o potencial dos “Totvers”, como são chamados os funcionários da Totvs.  “Idealizamos a Universidade Totvs em Rede, buscando aproveitar a nossa força interna para transformar a maneira de aprender e ensinar, e ter nisso o nosso grande diferencial competitivo”, diz Rafael.

A Universidade Totvs em Rede foi lançada em 2020, com uma campanha geek alinhada ao público da empresa. O slogan “Quem aprende faz, e quem faz, compartilha” foi criado, conectado à missão da companhia: “A Totvs acredita no Brasil que faz”. O objetivo era incentivar todos a colaborarem com a Universidade e “trazerem o seu poder” para a rede.

Os interessados em compartilhar seus conhecimentos se inscreviam por meio de um formulário. Esses “produtores de conteúdo”, como passaram a ser chamados, tinham acesso a 50 horas de capacitação em linguagem digital, linguagem visual e edição de vídeos. Além disso, recebiam apoio didático individual, participavam de encontros de boas práticas em grupos e recebiam feedback sobre os conteúdos produzidos. Eles também recebiam um kit para facilitar o preparo dos conteúdos, com exemplos de designs, gráficos, banco de imagens e áudios.  “A ideia era trabalhar um pouco com o conceito de influenciadores em redes sociais, um mercado que crescia com velocidade em 2020”, conta Rafael.

A criação de conteúdos na plataforma não era obrigatória, mas fortemente incentivada. Para reconhecer e incentivar os funcionários que investiam seu tempo em criar novos materiais, a área de recursos humanos desenhou um sistema de gamificação. Esse sistema de reconhecimento e recompensas se baseia em fatores como produtividade, qualidade, visualizações e recorrência.

No jogo, o aluno acumulava pontos na plataforma ao consumir conteúdo e podia trocar por prêmios. Os líderes, que engajavam e impulsionavam as equipes, também acumulavam pontos. Os três melhores após um ano recebiam prêmios em equipe.

O RH lançou ainda uma newsletter semanal, na qual os funcionários ficavam sabendo sobre os novos conteúdos e quem os produziu.

Desde a criação da universidade em rede, a Totvs adotou um programa de reconhecimento anual, um evento no qual premiava 50 produtores de conteúdo. Os melhores recebiam prêmios em viagens e dinheiro.

Ao longo dos três anos, a universidade evoluiu e inovou. Após a pandemia, a pontuação foi aberta também para treinamentos presenciais e síncronos, e a produção de conteúdo foi expandida para clientes.

Agora, a Totvs trabalha no desenvolvimento de soft skills, com o projeto Embaixadores de Real Skills.

Hoje, a Rede é reconhecida pela companhia como um case de sucesso e um patrimônio, motivo de orgulho a todos que fazem parte. Além disso, já serviu de benchmarking para diversas empresas.

Resultados

A implementação da Universidade Totvs em Rede e a introdução da gamificação resultaram em um aumento significativo na produção de conteúdo. A média de novos conteúdos mensais disponíveis saltou de 55 para 160. O principal produtor da rede criou impressionantes 450 vídeos em um ano. Antes da pandemia, a plataforma contava com cerca de 2 mil conteúdos. Três anos depois, esse número saltou para mais de 8 mil.

Atualmente, a Totvs conta com 270 produtores ativos e recebe 11 pedidos de novos produtores mensalmente. O número de horas de treinamento por pessoa evoluiu de 23 horas, em 2020, para 34 horas, em 2022.

Com o projeto, afirma Rafael, os funcionários passaram a ter mais opções de trilhas de conhecimento dentro da própria empresa, encontrando meios relevantes de desenvolvimento profissional em suas jornadas, sem precisar olhar para fora. 

Os programas abrangem várias áreas e assuntos, desde instruções sobre a plataforma Protheus, um software de gestão empresarial da Totvs, até conteúdo sobre linguagem de programação Python, computação em nuvem, infraestrutura de redes e habilidades interpessoais. São 47 trilhas, em média, publicadas mensalmente. 

Rafael também observou que mais gestores estão utilizando as aulas da plataforma no dia a dia. “Algumas lideranças, para conceder a seus liderados o acesso a certos sistemas, solicitam que antes eles façam treinamentos na nossa universidade”, afirma. “Isso indica como na empresa existe a percepção de que a aprendizagem contínua é importante e que a Universidade Totvs é uma parte integral dessa formação.”

Com a universidade em rede, a Totvs conseguiu aumentar a competitividade da organização e de seu ecossistema, promovendo agilidade e eficiência no aprendizado. A cultura organizacional foi disseminada e fortalecida, e a gestão do conhecimento melhorou para a perenidade e evolução do “saber fazer Totvs”. 

A Rede hoje está disponível para acesso de todos os Totvers, franquias e canais, tanto do Brasil quanto do exterior. No total, cerca de 13 mil pessoas têm acesso à universidade.

THINK & DO

Dicas para construir um projeto inovador de desenvolvimento

• Cultive uma cultura de aprendizado: Antes de iniciar qualquer iniciativa de ensino, é fundamental que a empresa já tenha uma cultura de aprendizado contínuo. Isso significa que os colaboradores devem estar abertos e ansiosos para aprender e crescer constantemente.
• Ganhe o apoio de outras áreas: A construção de uma universidade corporativa é uma tarefa complexa que requer o envolvimento de várias áreas. O suporte técnico é especialmente crucial, pois há muitos aspectos técnicos a serem gerenciados, como a administração da plataforma de cursos e a implementação de recursos complexos, como a gamificação.
• Mantenha um diálogo aberto com a liderança: O apoio da liderança é essencial para o sucesso de qualquer projeto. Mantenha uma comunicação constante com os líderes da empresa para garantir que eles estejam a bordo, incentivem suas equipes a se envolver e estejam dispostos a fazer ajustes conforme necessário.
• Incentive a participação ativa: Incentive os funcionários a se tornarem produtores de conteúdo. Ofereça treinamento e suporte para ajudá-los a criar conteúdo de qualidade. Além disso, reconheça e recompense seus esforços para mantê-los motivados.
• Implemente um sistema de gamificação: Um sistema de gamificação pode ser uma maneira eficaz de incentivar a participação e o engajamento. Ele pode recompensar os funcionários por consumir conteúdo, produzir conteúdo ou incentivar outros a aprender.
• Avalie e ajuste constantemente: Monitore o desempenho do seu projeto e esteja pronto para fazer ajustes conforme necessário. Lembre-se, a implementação bem-sucedida de uma universidade corporativa é um processo contínuo de aprendizado e ajuste.