Plataforma People View centraliza dados de pessoal, melhora a eficiência de RH e apoia decisões estratégicas das lideranças

Para empresas novas, ainda ajustando seu modus operandi e entendendo quais práticas são mais eficientes, lidar com problemas descobertos no dia a dia de trabalho e que demandam soluções rápidas é uma constante. Para o YouX Group, fundada em março de 2021 a partir da união de quatro companhias, não era diferente. 

A empresa soluções tecnológicas com sede em Lavras (MG) descobriu em 2022 que precisava de uma nova maneira de lidar com o acesso a dados de seus funcionários. O grupo, com quase 200 funcionários, opera com uma equipe híbrida, sendo grande parte em regime remoto.

 Em meados de 2022, o time de recursos humanos começou a perceber que havia uma alta demanda diária de lideranças entrando em contato, fosse por email, chat ou telefone, para tirar dúvidas ou pedindo informações dos mais variados tipos, como modelos de formulários e dados pessoais das equipes. “Os gestores, precisando tomar decisões ou traçar algum plano de trabalho, queriam saber algumas informações envolvendo contratações, desligamentos, saldo de horas, solicitação de benefício, descansos, entre outras coisas. Percebemos que o processo não era ágil. Tomava o tempo de ambos os lados”, explica Cristiane Oliveira, consultora do departamento de pessoas do YouX. 

O caminho

Diante dessa questão, no final de 2022 a área de pessoas deu o primeiro passo na resolução do problema. De modo simples, criou uma planilha com links para pastas, tabelas, documentos e aplicativos contendo os dados requisitados pelas lideranças de diferentes áreas. Para aquele momento, a iniciativa já facilitou a troca de dados entre as equipes.

No início de 2023, o time de RH decidiu ir além. “Fomos estudar bons exemplos no mercado, fizemos um curso de BI [business intelligence], pesquisamos ferramentas na internet e decidimos que criaríamos um novo site, centralizando todos os dados da empresa”, explica Ana Silva, consultora do departamento de pessoas do YouX. 

Em julho de 2023, nasceu o site People View, acessado internamente por todos os gestores. O People View reúne, em um único canal, dados das áreas de pessoas, comunicação e financeira, facilitando o acesso e a análise estratégica das informações. O site não é aberto por completo aos líderes; cada um acessa os dados específicos de sua equipe.

O People View foi desenvolvido totalmente pelo grupo YouX e desenhado para ter uma manutenção simples e automatizada.

Resultados

A implementação do People View trouxe vários benefícios para o YouX Group.

A plataforma permitiu que os gestores tomassem decisões mais assertivas com base em dados rápidos sobre suas equipes, melhorando desde o acompanhamento e a evolução dos funcionários, até o diagnóstico sobre alguma contratação ou se o trabalho cara a cara com um liderado precisa mudar. “Agora, eles conseguem ver quantos feedbacks deram, quantas reuniões individuais fizeram, o histórico de evolução daquele funcionário. Todos esses dados geram muitos insights para as decisões”, conta Cristiane. 

O People View também ajudou a reduzir em 30,06% o índice de turnover da empresa. Além disso, as solicitações de dados e documentos diminuíram, permitindo que o time de pessoas focasse mais em projetos estratégicos.

Em 2024, a empresa planejava aprimorar ainda mais a plataforma, criando mais gráficos e tabelas a partir dos dados reunidos, facilitando a consulta e a extração de informações. “Vamos estudar mais essa parte de design e deixar o site mais leve e visual, deixando tudo mais intuitivo”, conta Ana.

THINK & DO 

As dicas da YouX para quem deseja criar um projeto semelhante de acesso a dados e apoio de lideranças

• Comece pelo simples. Você pode ficar paralisado e nem mesmo dar o primeiro passo se quiser começar com um projeto grandioso para resolver o problema. Inicie com algo simples, porém eficaz, e vá melhorando conforme for necessário. 
• Troque experiência com outras equipes. Ouvir pessoas de outras áreas, para além do RH, é muito importante. Internamente, certamente haverá dicas e ideias para a solução do problema em questão.
• Ouça as lideranças. É com a escuta ativa que você entenderá as dores do dia a dia e poderá enxergar a situação a ser resolvida, entendendo que precisam de apoio para acessar dados.