Chatbot da CI&T incentiva reconhecimento e fortalece conexão

Batizada de Jude, ferramenta aumentou os reconhecimentos de 14 mil para 23 mil em apenas dois anos após seu lançamento, em 2022

Em 2021, a empresa brasileira de tecnologia de informação e desenvolvimento de softwares CI&T diagnosticou ineficiências em seu programa de reconhecimento entre funcionários, afetando sua cultura de pertencimento e representatividade.

Até então, o sistema de reconhecimento era manual, demandava tempo e estava sujeito a erros constantes e falta de padronização. “Somente as lideranças podiam solicitar reconhecimentos e elas precisavam acessar uma planilha do tipo Excel para preencher dados e esperar até duas semanas para a aprovação”, lembra Mariana Machado, talent solution specialist da CI&T.

Diante da necessidade de transformar a cultura de reconhecimento da empresa, deixando o sistema com a cara da CI&T – design inteligente, acessível, intuitivo, ágil – as áreas de Inovação, Cultura e de Pessoas pensaram em um novo chatbot inteligente a fim de ser facilmente acessado no dia a dia.

O caminho

Para criar a inteligência artificial, a empresa promoveu, ainda em 2021, uma etapa de conversas com funcionários e realizou uma pesquisa qualitativa com reclamações e demandas sobre o sistema de reconhecimento. Em seguida, trouxe para o projeto pessoas desenvolvedoras da companhia, que começaram a desenhar a cara do novo programa.

A força-tarefa da ferramenta se valeu de metodologias em design thinking (pensar o formato do projeto/produto a partir da necessidade das pessoas) e em employee experience (melhoria contínua da experiência do funcionário para que ele se sinta acolhido).

A escolha do nome foi uma etapa importante – bem como divertida – do projeto. A empresa queria algo que funcionasse para qualquer gênero e que fizesse sentido em vários idiomas, sendo fácil de pronunciar, uma vez que a CI&T também está presente em países como Estados Unidos, Canadá, Colômbia e Portugal, e tem 6.500 funcionários. Assim, chegaram ao nome Jude.

Lançado internamente no início de 2022, o chatbot Jude pode ser acessado via desktop por todos os funcionários, de qualquer parte do mundo. Além disso, ele funciona em diferentes idiomas e tem ferramentas de acessibilidade para pessoas com deficiência auditiva ou visual.

No Google Chat, o funcionário pesquisa por Jude e imediatamente começa uma conversa com o chatbot. Ao dizer que deseja reconhecer a entrega ou resultado de alguém ou de algum time, é direcionado para preencher campos de dados, como o nome da pessoa ou equipe, o motivo e o tipo de reconhecimento – que pode estar ligado a impacto, frequência, satisfação do cliente, entre outros.

Após essa etapa, Jude entra em contato com o líder do funcionário indicado e avisa que há um reconhecimento disponível para aprovação. O líder pode aprovar, solicitar alterações, assim como negar o pedido. O solicitante recebe uma nova mensagem informando sobre a aprovação, a negativa (com explicações) ou a necessidade de mais informações.

Resultados

Com a facilidade proporcionada por Jude, o número de reconhecimentos entre profissionais da CI&T disparou. Nos sete anos anteriores à estreia do programa, em meados de 2022, a empresa somou 14 mil reconhecimentos. Já nos dois anos e meio de Jude, foram mais de 23 mil.

“Antes, as pessoas não sabiam que o programa de reconhecimento existia ou, se sabiam, não entendiam como usar. Com o Jude, ficou muito mais intuitivo e prático”, analisa Mariana.

Além de aumentar a adesão, o tempo médio de processamento do reconhecimento reduziu de 15 para 4 dias úteis, ou seja, uma economia de cerca de 75% do tempo de trabalho dos analistas de belonging. A área de Pessoas também identificou um aumento na sensação de celebração e reconhecimento em suas pesquisas de clima.

Para 2025, a CI&T pretende focar na estratégia omni channel, fundindo Jude com outros programas da empresa. “O futuro é trabalhar em um canal só. Quanto mais a empresa se torna global, maior o desafio de comunicação, demandando simplicidade e agilidade. O que hoje é Jude, e-mail, WhatsApp ou nosso chat de RH chamado Riley, vamos transformar em uma coisa só”, explica Vic Marchiori, head de Inovação da CI&T.

THINK & DO

As dicas da CI&T para quem deseja criar um projeto semelhante de reconhecimento entre funcionários:

• Conheça seu público-alvo. Converse com as pessoas da sua empresa e entenda suas dores e demandas sobre pertencimento e reconhecimento. Assim, poderá ter clareza dos objetivos do projeto.
• Trabalhe em equipe. Traga pessoas para seu time. Assim, evita que se torne um projeto só do RH. Tecnologia, gestão, negócio: todos entram no projeto.
• Considere a cultura diversa de seu público. Se a empresa tem funcionários de vários países, é preciso pensar no projeto de maneira que ele faça sentido para todos os públicos.